Как организовать рабочее время чтобы все успеть. Как продуктивно организовать свой рабочий день

Реальность

10:00 Утром зеленый сигнал светофора — просто приятный аксессуар: блестит, а пользы никакой. Ты сидишь, зеваешь и разглядываешь водителей в соседних машинах. У девушки слева отличная укладка, а у мужчины справа проблемы: с таким выражением лица можно только оправдываться за опоздание. Уж ты-то знаешь! И тут возникает мысль разобрать почту прямо сейчас. Вот и планшет под рукой… Не самая удачная мысль. Да, ты снова опаздываешь на работу и, скорее всего, опять получишь выговор, но сейчас твой приоритет — дорога.

Скорая помощь

• Позвони коллеге и попроси включить твой компьютер. Если она еще и откроет на нем Facebook, босс точно поверит, что ты на месте, просто отошла в дамскую комнату.
• Пойми, ничего от тебя сейчас не зависит, и успокойся. Вертолет МЧС вряд ли прилетит, а вот стресс может помешать следить за дорогой.
• Найди себе полезное занятие. Нет, не работу. Если ты едешь в метро, то можно, конечно, и отчет почитать, а за рулем — только языковые аудиокурсы или аудиокниги. Задачи, требующие повышенного внимания, решать не стоит. Даже одно небрежно написанное деловое письмо может подпортить твой имидж.

Профилактика

Ты не любишь опаздывать, но утром вечно что-то идет не так.

• Измени стратегию. Планируй не рабочее, а свободное время и к следующему дню приготовься с вечера: подбери одежду, сумку, аксессуары, тогда твои шансы выйти из дома вовремя сильно возрастут.
• Найди для тех вещей, которые тебе нужны каждый день, свое место. Так ты избавишь себя от утренней беготни в поисках ключей, телефона, очков и другой мелочи.
• Высыпайся. 7 часов — это минимум.
• Договорись с собой, что целую неделю ты будешь приходить в офис на полчаса раньше. Или переставь часы в доме на 15−20 минут — те самые, на которые ты всегда опаздываешь.
• И учти: хронические опоздания чаще всего говорят о тяжелом стрессе. Если тебе не удается организовать себя с помощью наших советов — это повод остановиться и подумать о том, так ли тебе нравится эта работа.

11:00 доработка презентации, 12:00 — ее прогон

Реальность

11:00 Ты только открыла файл с презентацией: часа тебе точно хватит. Но на работу надо настроиться, а значит, чашка кофе просто необходима. В 11:20 ты вернулась к компьютеру и обнаружила срочное письмо от клиента. Потом коллега подкинула задачку — всего на пять минут и «тебе же это ничего не стоит, правда?» До прогона 15 минут. Ничего не готово, ты в панике стучишь по клавишам. 12:00 — дело сделано, но проверить работу не успеваешь и сломя голову несешься в переговорку. Разумеется, все начинается минут на 20 позже, а у тебя в работе куча мелких недочетов.

Скорая помощь

• Поймай прокрастинацию. Как только нужно начать что-то важное, у тебя« волшебным образом» появляются другие срочные дела. Признай, что тебе страшновато приступать к работе, например, потому, что она слишком сложная или задача просто скучная. Договорись с собой, что ты сначала сделаешь все необходимое, а потом уже пойдешь пить заслуженный кофе. Это обычно помогает.
• Не хватайся за мелкие задачи в процессе работы над приоритетным. Ставь их в очередь, как делает принтер, на который вы всем отделом посылаете документы. Представь, что будет, если он начнет печатать все без разбора. Вот то же самое происходит с твоими делами.
• Учись говорить« позже» и «нет». Тем, кто тебя отвлекает, отвечай: «Я сейчас не могу, напомни мне об этом в два». Часть просьб отпадет, а остальные подождут.

Профилактика

• Похоже, ты можешь быстро и эффективно работать только тогда, когда дедлайн схватил за горло. Так часто бывает, когда порученное дело не радует — в этом случае жесткий срок компенсирует недостаток собственной мотивации.
• Работая над важной задачей поставь« фиктивный» срок. Например, договорись с коллегой, чье мнение уважаешь, что покажешь ей почти готовый вариант презентации за день-другой до настоящего дедлайна. Так ты выиграешь время для финальной проверки и правок.
• Возможно, ты просто многозадачный человек, который не умеет шлифовать до блеска результат. Организуй работу так, чтобы у тебя всегда были рядом« свежая голова» и человек-корректор. Если взамен ты поможешь сослуживцам закрыть их слабые места, они с радостью согласятся перераспределить обязанности.

14:00 Обед

Реальность

14:00  Как-то неловко идти в столовую, когда у тебя куча недоделок, да и коллеги никак не соберутся. Ты откладываешь обед на потом, между делом жуешь что-нибудь сладкое, а в конце дня понимаешь, что так и не пообедала, зато нахваталась калорийного и выпила слишком много кофе. Не будем читать мораль об испорченном желудке и вреде для фигуры. А о том, что ты отказываешься от драгоценной часовой передышки в середине рабочего дня, напомнить стоит.

Скорая помощь

• Отложи угрызения совести по поводу опоздания и несделанной работы. Это не повод отказать себе в праве на восстановление.
• Мотивируй себя тем, что нормальный обед позволит тебе следить за фигурой.
• Ешь не за компанию, а ради себя. Вообще, любые приятные вещи, которые ты делаешь только ради себя, придают сил и улучшают настроение, а значит, ты наконец перестанешь тянуть время, выполняя задание.

Профилактика

• Дай себе установку: война войной, а обед — по расписанию. Крайне маловероятно, что конец света случится, пока ты ешь суп. Большинство дел может подождать, а полноценный спокойный прием пищи всего на полчаса длиннее нервного перекуса.
• Найди хорошее место. Кафе или ресторан, где приятно находиться, наш мозг воспринимает как подарок — у тебя будет еще один стимул выходить из офиса, а от еды будет сплошная польза.

19:30 По дороге домой забежать в химчистку и магазин

Реальность

19:30 Ты по сути только-только начала спокойно работать: коллеги потянулись к выходу, звонков и писем стало гораздо меньше — самое время сосредоточиться. Да еще и совесть мучает: ты целый день опаздывала и отвлекалась, значит, надо посидеть подольше. Часов в восемь выясняется, что придется взять работу домой, а химчистка и магазин подождут.

Скорая помощь

• Задерживайся ровно на то время, на которое ты опоздала в офис. А потом, как работники в странах с развитым трудовым законодательством, отправляйся домой, наплевав на недокрученную гайку. Это, конечно, будет для тебя стрессом, но самое время дать мозгу сигнал: если ты не найдешь способ все успевать в рабочие часы, нас с тобой, дружок, уволят.
• В последние 20 минут в офисе не старайся объять необъятное, а лучше распиши план на следующий день.
• Если дедлайн не в десять утра, не бери работу на дом. А если в десять — перенеси его на час позже и оставляй все дела в офисе. Дома ты не сможешь быстро их переделать, да и фраза« Есть еще время, вся ночь впереди» действует магически. А значит, тебя ждет очередная прокрастинация, недосып и опоздание.

Профилактика

• Разберись в себе. Конечно, хочется объяснить переработку тем, что ты ответственный человек. Нажми на кнопку« Restart» и посмотри на вещи здраво. Ты наверняка поймешь, что все задачи можно решить за восьмичасовой рабочий день. Просто ты тратишь кучу времени на то, чтобы заесть, запить и заболтать стресс от вечного аврала.
• Посмотри вокруг: из тех, кто уволился и кого уволили, никто не был спокойной рабочей лошадкой. Большинство из них загнали себя сами и не выдержали перегрузок. Зачем идти по их пути?
• Всегда помни о свободном времени и удели ему самое важное место в своем ежедневнике. Распланируй приятный вечер — пусть это будет взяткой внутреннему ревизору. А что делать человеку, который пока что ведет двойную бухгалтерию? Знаешь, когда ты будешь довольна жизнью, то и записи в органайзере будут совпадать с реальностью.

ТЕКСТ: Анна Никитина

александра савина

Возможность работать из дома - в пижаме, по удобному расписанию, без необходимости два раза в день ехать в офис в переполненном транспорте - кажется многим пределом мечтаний. На практике всё не так радужно и работа на диване, увы, подходит не всем: если в окружении других людей у вас больше мотивации и вы оказываетесь продуктивнее, чем в одиночестве, возможно, стоит выбрать традиционный офис. Но даже если вы уверены, что это ваш вариант, подводных камней не избежать - рассказываем, как их обойти.

Установите чёткое расписание

Работа из дома далеко не всегда означает меньший объём дел по сравнению с офисом - даже несмотря на то, что вы не тратите время на дорогу. Скорее всего, придётся установить собственное расписание, чтобы укладываться в сроки. Хорошая новость в том, что необязательно придерживаться стандартной схемы «с девяти до пяти»: если вы продуктивнее вечером, ничто не мешает вам начинать в два или, например, разбивать день на несколько блоков, когда вам нужно куда-то съездить. Главное - придерживаться намеченного плана, и тогда приниматься за дела будет легче.

Боритесь с отвлекающими факторами

Не забывайте общаться с коллегами и начальством

Если вы не работающий независимо от других фрилансер, а часть команды, вам нужно быть в курсе дел компании и понимать, как обстоят дела с общими проектами. Для тех, кто работает из дома, это может быть непросто: часть вопросов коллегам быстрее и привычнее обсудить вслух, а о каких-то важных объявлениях вам просто могут забывать рассказать. В такой ситуации обязанность следить за обстановкой частично ложится на вас: почаще говорите с коллегами и начальством и узнавайте, как дела, чтобы не выпасть из процесса.

Продумайте питание

Ещё один важный момент, о котором стоит задуматься, если вы решили трудиться из дома, - питание. Все, кто хоть раз оставался на целый рабочий день в собственной квартире, знают, как велика вероятность провести его вместе с чаем и печеньками, или постоянно отрываться от дел, чтобы ещё раз заглянуть в холодильник. Помните, что дома вы сами решаете, какая еда окажется у вас на тарелке, - это касается и основных приёмов пищи, и перекусов.

Чтобы ограничить количество подходов к холодильнику, можно попробовать заводить будильник или ставить в смартфоне напоминания о том, что пора сделать перерыв (на обед или чтобы перекусить). Это лучше, чем есть прямо у компьютера: за работой можно незаметно съесть больше, чем хотелось бы, и так сложнее обращать внимание на вкус еды.

Ещё одна проблема - выкроить время на обед и приготовление еды (делать это прямо посреди рабочего дня? А когда мыть посуду?). Выход есть: можно, например, в выходные готовить ланчи на неделю вперёд, а можно выходить пообедать рядом с домом - то, что вы не в офисе, не значит, что вы не можете позволить себе перерыв.

Избегайте изоляции

Многих от работы дома отваживает потенциальное одиночество: вариант, когда за целый день у вас получается поговорить только с собственным котом, подходит не всем. Даже если вам комфортно трудиться одному, полной изоляции всё равно стоит избегать - иначе есть шанс незаметно для себя перестать выходить из квартиры. Не забывайте общаться с людьми вне мессенджеров и периодически отправляться на прогулки, чтобы размяться и подышать свежим воздухом. Для разнообразия можно попробовать коворкинги или работу в кафе.

Организуйте рабочее пространство

Для того чтобы быстрее настроиться на рабочий лад, эксперты советуют выделить специальную зону. Просто сидеть на диване с ноутбуком и собакой недостаточно, а вот отдельной поверхности вполне хватит - главное, чтобы вы ощущали, что начинается новый этап дня, когда вы поднимаетесь из-за стола. «Выделяя чёткое пространство, я выстраиваю границы между работой и домом. Когда я в своём кабинете, я не думаю о доме. Когда я в домашней зоне, я не думаю о делах», - говорит Вирджиния Гинзбург, владелица компании Swell Strategies, которая занимается бизнес-консультациями и коучингом.

По той же причине тем, кто трудится из дома, часто советуют переодеваться из пижамы в «рабочую» одежду. Это, конечно, не значит, что за компьютером обязательно сидеть в пиджаке - можно выбрать любую, в которой вам будет комфортно.

Разберитесь с домашними делами

Многие считают, что работа из дома поможет им успевать в два раза больше - выполнять рабочие задачи, а параллельно заниматься хозяйственными делами. Но, скорее всего, всё будет наоборот: если вы пытаетесь решить серьёзный вопрос, домашние обязанности будут только отвлекать - как минимум потому, что вы не сможете сосредоточиться на чём-то одном. Хотя, конечно, можно попробовать найти баланс - например, обдумывать проект, пока загружаете стиральную машинку, или делать перерывы на механические задачи. Главное помнить, что в рабочее время именно работа должна оставаться в приоритете - и что успеть всё и сразу невозможно.

Попросите всех оставить вас в покое

Если вы дома не одни, количество отвлекающих факторов только повышается - вспомните историю профессора Роберта Келли, который давал интервью BBC в прямом эфире, когда в кабинет неожиданно забежали его дети. Чтобы не оказаться в такой же ситуации, попробуйте провести более чёткие границы: да, фактически вы дома, но это не значит, что родные и соседи могут обращаться к вам по любому несрочному вопросу или что вы всегда можете прерваться на получасовой разговор по телефону. Рабочие часы - это рабочие часы, не важно, где вы находитесь.

Не работайте сутки напролёт

Этот пункт особенно непросто даётся тем, кто, даже выходя из офиса, не может перестать проверять рабочую почту. Некоторые эксперты считают , что избавиться от трудоголизма тем, кто трудится на дому, сложнее, чем победить недостаток мотивации. Если это ваш случай, выстраивайте чёткие границы - иначе вы можете сами не заметить, как просидите за таблицей с десяти утра до поздней ночи. Можно придумать специальный ритуал, который поможет понять, что работа закончилась, например сделать круг по двору - выгулять собаку или пройтись просто так.

Вспомните свои самые большие провалы в жизни. Ссоры, недоразумения, которые изменили всю вашу жизнь в отрицательную сторону. Проваленные экзамены, собеседования на работу и т. д. Причины подобных неудач схожи, как правило, они являются следствием плохой подготовки и необдуманных поступков, ниже мы рассмотрим как все успеть и планировать день / неделю.

Что будет если спортсмен за месяц перед олимпиадой перестанет тренироваться - навыки и мышечная сила значительно ослабеют и он займет одно из последних мест. Как в спорте, в любом деле нужна хорошая подготовка, без которой шансы на успех сильно падают.

Ключевым фактором в подготовке является планирование, Существует «правило 6 П» : Правильно предпринятое планирование препятствует падению производительности.

Ниже я приведу 7 способов как все успевать с помощью правильного планирования дня, недели.

1 способ: Заведите список задач на день

Для чего нужен список задач?

Для начала разберем, как работает наш мозг. Было установлено, что мы можем держать в голове под контролем не более 7+-2 дел или важных мыслей. Чтобы в этом убедиться посчитайте сколько кружков изображено на картинках:

Рис. 1	Рис. 2	Рис. 3

Рис. 4	Рис. 5

Скорее всего, для того, чтобы определить количество объектов на рисунках 1, 3 и 4 достаточно одного взгляда.

А для 2 и 5 рисунка одного взгляда было недостаточно, необходимо было считать по отдельности. Чем меньше объектов, тем легче ими управлять. Предел у мозга наступает, когда количество Становится больше чем 7+-2.

Также обстоит дело и с мыслями, одновременно в нашей голове мы можем хранить не более 7+-2 задач, остальное забывается.

Представим ситуацию из жизни

Вам необходимо купить подарок к дню рождения близкого человека;
- Оплатить за интернет, пока не отключили.

Когда вы пришли на работу:

Узнаете, что вам необходимо сегодня подготовить отчет;
- Зашел, коллега попросил скинуть шаблон договора;
- После утренней планерки начальник попросил сделать 3 дела.

Голова уже заполнена, но время не останавливается, вам может позвонить клиент, близкий человек, коллега, может случиться непредвиденная ситуация и т. п. Что происходит в таком случае? Мы что-то забываем . Если мы забудем купить продукты в магазине, то ничего страшного, конечно же, не случится, но ведь можно забыть более важное: Не приехать на важную встречу, принять лекарства и т. д.

К тому же чем больше дел у нас находится в голове, тем хуже становятся наши аналитические способности, т. к. на запоминание информации тратится энергия.

Преимущества записной книжки

Записная книжка - снимает все описанные выше проблемы и имеет следующие преимущества по сравнению с работой по памяти:

1) Записать всегда быстрее, чем запомнить . Например, записать сотовый телефон в 10-100 раз быстрее, чем запомнить. Также и с делами.

2) Экономия энергии . Чтобы не забыть важное, мы часто вспоминаем, на это тратится энергия. Записная книжка снимает эту проблему.

3) Надёжность . Что написано пером - не вырубишь и топором. Любое дело можно забыть, на фоне усталости, эмоций или других дел. Но если задачи записать, то забыть куда сложнее.

Вы можете вести список задач на обычном листке, блокноте, но лучше если это будет записная книжка, т. к. в ней есть календарь. Список задач на день может быть на компьютере или бумажном носителе. Самое главное чтобы он у вас был т. к. это основа для планирования, как фундамент у дома. Если у дома нет фундамента, то максимум, что можно построить - это небольшую одноэтажную конструкцию без отопления из пластика или фанеры. Также и в планировании без списка задач на день или записной книжки, конечно же, можно обойтись, но вы будете сильно ограничены в возможностях.

Самое главное в списке задач или в записной книжке - перечень дел, которые нужно сделать в течение дня. 2-я по важности часть - это календарь, в нем можно посмотреть задачи, которые нужно выполнить в тот или иной день. Поэтому записная книжка предпочтительнее обычного списка, потому что там есть календарь.

2 способ: Работайте со списком задач каждый день

Самое важное при работе с органайзером времени или записной книжкой это работать в соответствии с ранее составленным планом. Для этого регулярно просматривайте записную книжку, чтобы выяснить все ли вы сделали, что запланировали на сегодня. Можно просматривать список после того, как завершите текущее дело. Очень важно заносить в свой органайзер важные дела, которые нужно обязательно сделать сегодня.

3 способ: Сначала записать, потом делать

Если поступает новая задача и она несрочная, то сначала запишите ее в записную книжку и приступайте, только когда до нее дойдет дело. Любые новые задачи кажутся очень важными и мы начинаем браться за все подряд: проверять почту, совершать телефонные звонки и т. д. Но как только вы начнете сначала записывать все входящие дела в записную книжку, то обнаружите, что по соседству с данной записью есть более важные задачи.

Все движения правой части тела контролируются левым полушарием мозга, отвечающим за логику. Когда мы записываем новую задачу правой рукой, то активизируем левое полушарие нашего мозга, отвечающего за логику. Активизация логики при записи правой рукой поможет нам принять более верные решения.

Записывая все дела в записную книжку, перед тем как приступить к работе, вы сможете выполнить в течение дня самые важные дела и сможете противостоять второстепенным задачам, которые постоянно вас отвлекают.

4 способ. Сначала важные, потом срочные задачи

Все запланированные дела следует выполнять в порядке их значимости, а потом уже по времени исполнения. Начиная с самых важных и постепенно переходить к менее значимым. Записывайте в свой план на сегодня дела в порядке их значимости, потом отсортируйте по срочности и начинайте работать с самыми приоритетными.

Например, вам позвонил знакомый поболтать. Звонок по телефону, срочное дело, т. к. телефон звонит прямо сейчас, но может быть неважным. Если у вас есть более значимые задачи, допустим, подготовить отчет по работе, то лучше сначала сделать все более важные задачи, в частности отчет, а потом, если будет время, перезвонить и поговорить со знакомым. Но не наоборот, иначе из-за незначимого звонка, можно не успеть сделать более важное дело.

Важность приоритетнее срочности. За срочные дела следует браться, только если вы контролируете ситуацию и уверенны, что успеете все более важные.

5 способ: Электронный органайзер

Существует огромное количество электронных записных книжек. Электронный ежедневник обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажными:

А. Экономия времени . На электронном ежедневнике не нужно заново переписывать задачи с прошлого дня на текущий, а также с ним можно работать как на компьютере, так и на телефоне или планшете, синхронизуя данные на всех устройствах.

Б. Объемы и скорость : В электронный ежедневник можно очень быстро скопировать большой объем информации для дальнейшей работы. Например: Вы хотите вечером испечь банановый пирог и вам необходим заранее записать, необходимые ингредиенты, перед тем, как вы пойдете в магазин. Если у вас электронный органайзер, то вы можете быстро скопировать весь рецепт из интернета в ежедневник, буквально за считаные секунды. В то же время, чтобы записать от руки на листочке только ингредиенты, вам потребуется больше времени, чем на весь рецепт в электронном виде. А в магазине будет достаточно включить ежедневник в телефоне, чтобы быстро понять, что покупать.

В. Удобство . Обычной записной книжкой неудобно пользоваться в транспорте, магазине, на отдыхе, в этих местах сложно записать и смотреть заметки т. к. бумажный ежедневник большой и нужно 2 руки, чтобы его открыть. А вот электронная записная книжка на телефоне всегда будет с вами, где бы вы ни находились: Транспорт, магазин, улица. Вы можете быстро сделать записи на компьютере, а затем сделать синхронизацию, чтобы эти заметки появились в вашем телефоне за считаные секунды.

6 способ: Планируйте следующий день с вечера

Составляйте план действий на следующий день заранее, лучшее время - это конец рабочего дня, перед тем как вы пойдете домой. Это простое действие поможет вам лучше высыпаться, т. к. часто причиной бессоницы бывает то, что мы вечером перебираем в памяти все важные дела, которые нужно завтра успеть сделать, чтобы не забыть их утром. И именно эти мысли мешают нам расслабиться и спокойно заснуть, но если вы запишите все свои планы, то обеспечите не только спокойный сон, но и вечер.

Помимо этого, когда вы заранее составите план, ваше подсознание будет постоянно всю ночь работать над тем как лучше сделать запланированное. Решение сложных задач может само приходить к вам за завтраком, по дороге на работу или даже среди ночи. Именно утром чаще всего приходят новые идеи и вы будете использовать это время с максимальной пользой, достаточно только написать список дел на следующий день заранее.

Кстати, если у вас есть вопросы, на которые вы хотите получить ответ, то перед тем, как заснуть и закрыть глаза задайте их самому себе, желательно вслух и сразу засыпайте. А утром приготовьтесь сразу записать все мысли, которые могут появиться в момент, когда вы проснетесь или позднее.

7 способ: Планируйте сложные задачи на пик вашей активности

Составляйте план на день так, чтобы работа требующую больших энергозатрат приходилась на пик вашей активности, когда у вас много сил и вы максимально продуктивны. Как правило, пик активности начинается утром, т. к. после сна у вас много сил и свежая голова, но бывает, что пик активности может приходиться и на дневные и даже вечерние часы.

Самыми энергозатратными занятиями являются дела, к которым нет таланта . Как правило, - это те занятия, которые больше всего не хочется делать . Эти дела в тайм-менеджменте называются лягушками, потому что эти задачи неприятно начинать выполнять. В тайм-менеджменте есть правило - начинать день с лягушки , т. е. с неприятного дела. Это правило позволит вам работать эффективнее, т. к. обычно именно утром больше всего сил, а эти силы крайне важны, чтобы сделать самую неприятную работу.

Приведу пример из жизни, у меня технический склад ума, поэтому точные науки такие как: Физика и математика у меня идут без труда, а вот с гуманитарными предметами тяжелее, поэтому, когда я учился в школе, нередко готовился к контрольной по английскому языку утром. Я вставал за 1-2 часа перед школой и учил английский. Именно утром у меня было больше всего энергии, поэтому в это время мне было проще сделать сложную задачу, к которой, у меня было меньше всего таланта. Результаты подготовки превосходили все мои ожидания, я получал отлично или хорошо по предмету, который не нравился.

Самые неприятные задачи планируйте на пик активности, например, наутро и вы увидите, как станете больше успевать и повысится ваша личная эффективность.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)

Подписывайтесь по email Добавляйтесь