Как правильно подшить документы для суда. Как правильно оформить сшив многостраничных документов: как и где наклеивать этикетку (обязательно ли на узел), на сколько проколов (три или четыре) сшивать; какими нитками, тесьмой, лентой пользоваться? Чем это р

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Какие нормы регулируют прошивание

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Какие документы требуют такого оформления

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

• приказы личного состава,
• приказы общего состава,
• штатное расписание.

Бухгалтеры прошивают:

• авансовые отчеты,
• оборотные ведомости по материальным средствам,
• накладные,
• счета-фактуры,
• акты выполненных работ,
• путевые листы,
• кассовую книгу,
• ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Делопроизводители : входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

• Степлер;
• Нитки;
• Специальное оборудование.

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Общие правила оформления

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы :

• Нитки. Лучше использовать капроновые.
• Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
• Клей бумажный.
• Лист чистой бумаги.
• Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий :

1. Удалить скрепки, скобы из документа.
2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
   
6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
   
7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
   
8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
   
9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
    
11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
    
12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Кто и как заверяет

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Стоит сказать, что подписывая прошитые документы руководитель берет на себя обязательства за их содержимое или назначает за достоверность уполномоченного приказом.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

• наименование документа,
• дата, когда составлялась опись,
• перечень документов,
• подпись ответственного лица.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:

1. Систематизацию документов.
2. Нумерацию.
3. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
4. Заполнение описи.
5. Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.

Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет , допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

• Нумерацию листков в деле.
• Систематизацию листков в деле.
• Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов , то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.

Если документы планируется хранить более 25 лет , то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

Фотографии или картинки , а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:

• Указывают название организации или учреждения.
• Подразделение.
• Срок хранения.
• Наименование дела.

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Кроме того, указывается тема дела . Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения : постоянный или определенный.

Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

Подготовка для сдачи в налоговую

Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

Обложки

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

• стандартными
• нестандартными
• длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Опись – всему голова

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

• наименование документа;
• дату составления описи;
• заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
• перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
• фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

Закрытое акционерное общество

«Восток»

Санкт-Петербург 00.00.0000

Опись документов

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Как пронумеровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

• нумеруются именно листы, а не страницы;
• опись нумерации не подлежит;
• при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
• номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
• нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
• если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
• если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

• листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
• лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
• если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
• если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
• склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Ошибки в нумерации

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Как сшивать документы?

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

Сколько лет идет спор о судьбе книг, газет, бумажных документов? Меньше не становится, ни первых, ни вторых, ни третьих. Может, лишь, темпы роста сокращаются. Иногда возникает необходимость скрепить документы на нескольких листах. Степлером это делать нельзя, склеивать — тоже. А как быть? Нужно сшивать документы . Да, именно сшивать! То есть ниткам, иголкой нужно взять и скрепить все документы. А как правильно сшивать документ ы? Ни один из органов, требующих этого, не дает подробных инструкций, правил и образцов. Хотя, казалось бы, ну сделайте вы фото как сшивать документы и всем будет лучше. И, ведь, сшивать документы нужно правильно, а не как захотелось, а «правильно» — от слово «правило». Сшивание документов правильно обеспечивает максимальную сложность для подделывания, и поэтому считается самым надежным способом сохранения многостраничного (многолистового) документа.

К сожалению, четких инструкций и нормативных актов (тех самых «правил») по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Однако большинство подобных регламентов относится к документам, хранимым более 10 лет, а как должно быть известно бухгалтерам, государство обязывает хранить определенную документацию предприятия определенное количество лет, то есть осуществлять архивное хранение, а затем передавать опять же определенные архивные документы в госархивы. Но это всё «цветочки», более актуальным и требующим внимания будут ситуации, когда налоговая инспекция требует копии документов и тогда истребуемые документы необходимо оформлять по требования ФНС. Эти требования в свою очередь опираются на НК РФ Ст. 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки, а также на новый для 2019 года приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@.

В общем, умение правильно сшивать документы может понадобиться не раз. Например, при сдаче отчетности нужно сшивать документы в ПФР, а также сшивать отчетные документы для налоговой (например, это может быть книга учета доходов и расходов*) и т.д. Иногда нужно делать сшив документов в банке сотрудницам соответствующих отделов. В конце концов, нужно постоянно сшивать бухгалтерские и кассовые документы, делать это при подготовке документов на тендер, а также при сдаче документов на архивное хранение.

В принципе, все бухгалтера работают с бухгалтерскими программами, без них сейчас никак. Но юридическое значение имеют чаще всего бумаги, т.к. документы в эл. виде юридическую силу имеют только если они подписаны цифровой подписью. И в таком случае дублирования на бумаге не требуется. Это касается счетов-фактур и многих других документов. В принципе, если хочется попробовать работать без бумаги, либо сократить её, а также делать все расчеты с легкостью 🙂 , то можно обратиться к онлайн-бухгалтерии номер один в России — «Контур Бухгалтерии» от всем бухгалтерам компании СКБ Контур. Самым популярным участком бухгалтерии, для которого используют онлайн-бухгалтерию, является зарплатный — у него самый доступный тариф — 1500 руб в квартал (включая отчетность)! Это очень интересная альтернатива 1С, причём работать можно с выгруженными из 1С базами! Многие удивятся, но работе в Контур Бухгалтерии не нужно учиться, тем более проходить платные курсы, не нужно внедрять, лицензировать, звать программиста и т.п. Начать знакомиться/работать очень легко, после быстрой и простой регистрации целый месяц работы можно пользоваться сервисом:

Но это всё хорошо и красиво, однако бухгалтерии ещё долго придется работать с бумагами, причём делать это нужно сейчас! А так как сшивать нужно разные документы, имеющие разное значение, форму листов, толщину дела (пачки листов), то и рекомендации/правила/практика имеют несколько вариантов пошаговых инструкций. Наверное, для удобства нужно поделить объекты сшивания:

1) несколько листов формата А4

2) бухгалтерские, в том числе кассовые документы, документы

Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.

Чтобы разобраться в том, , можно посмотреть фото по сшиванию документов на самом простом примере — для документа из нескольких листов формата А4:

Но если хочется посмотреть видеоинструкцию, то можно обратиться и к ней. Чтобы видео не дублировало фото, будет приведена другая ситуация, когда документы сшивать можно/нужно в верхнем левом углу:

Итак, что нужно приготовить перед тем, как сшивать документы:

— документ (ы)
— печать (если есть, она нужна не всегда, но лишней она вряд ли будет)
— нитки (суровые)
— иголку
— дырокол
— канцелярский клей
— бумагу для наклейки размером примерно 4*6 см

Затем слева на листе, на расстоянии примерно в половину поля без текста, делаются отверстия иголкой в количестве трех-пяти штук. Проколы должны быть расположены симметрично на расстоянии 3 см и строго вертикально.

Итак, разбёремся со всем по порядку.

1) Подготовка документов.

Сначала нужно сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально. Если предстоит сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иголкой, то есть сразу «шить», хотя можно и дыроколом поработать. Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий. Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка. Располагаться отверстия должны слева, как правило все имеют опыт «дыроколирования» листов и вставки в скоросшиватели, так что сложностей никаких быть не должно, ведь, по сути, расположение отверстий для сшивания документов идентичное.

Надо еще заметить, что для нескольких листов А4 отверстия сделать легко, но дырокол рассчитан на определенную толщину пачки листов. А что делать, если нужно сшивать кассовые документы толстой пачкой, например? В таком случае стоит воспользоваться шилом (в офисе его, наверное, не просто найти), либо, если случай совсем уж тяжелый, например, нужно сшивать бухгалтерские документы очень толстой пачкой, то можно воспользоваться острым гвоздем и молотком. Размах не канцелярский, но что поделать.

Затем в документе (-ах) нужно будет сделать нумерацию листов: предварительно нужно удалить скрепки, затем документы разложить по порядку и пронумеровать с первого листа до последнего.

2) Сшивание.

Обычно нужно сшивать документы нитками, но иногда можно использовать и тонкую ленту (как показано на видео выше). Хотя, многие бухгалтера предпочитают сшивать документы не любыми нитками, а шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. То есть желательна, все же, суровая нить.

Прошиваются документы дважды, для прочности, а остаток нити выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и обрезается, но около 6 см свободного конца должно остаться. После этого нити связываются узлом так, чтобы на них можно было наклеить кусок бумаги с печатью (см. фото/видео выше)

3) Заверение сшитого документа

Сначала нужно подготовить бумагу-наклейку, сделать это можно, например, в ворде, создав таблицу и заполнив её. Затем распечатываем лист и вырезаем таблицу. Образец:

Прошито, пронумеровано, скреплено подписью
и печатью ___ (_______________________) лист___

Генеральный директор
ЗАО «ЗАО»

И.И. Иванов

Бумагу нужно выбрать папиросную, так как хорошо должен быть виден узелок, соответственно, плотную бумагу использовать нельзя. Наклеивают бумагу-наклейку таким образом, чтобы она закрыла узел и часть длины нитей, которые должны быть свободны (см. фото/видео). Приклеивать эту бумагу нужно на канцелярский клей (жидкое стекло). Затем ставится печать и ставится подпись (руководителем организации или уполномоченным лицом), при этом края подписи и печати должны выходить за границы бумаги-наклейки. После этого клеем замазывается сверху оттиск печати и узел ниток. Последнее нужно не всегда, например, выписку из реестра в налоговой подошьют, но заливать печать и подпись клеем не будут. Так что нужно самостоятельно определить степень важности документов, которые нужно сшивать. Максимальная строгость при сшивании документов, как правило, уделяется самым важным бухгалтерским документам. Все-таки аудиторы, ревизоры — люди без жалости в глазах и без сердца 🙂 А так как правильно сшивать документы никто никого не учит, то при проверке могут запросто придраться.

Ведь, бывают и спорные ситуации.

Иногда речь идет не о том, как правильно сшивать документы , а нужно ли это делать вообще. Дело в том, что контролирующие органы иногда требуют заверения копий. И вариант с альтернативой — когда все документы подшиты, может не понравиться. Например, имел место такой случай.

Инспекторы потребовали от компании документы. Налогоплательщик подшил их копии вместе, и на последнем листе проставил одну надпись с указанием количества листов, печатью компании и подписью представителя. Инспекторы подшивку не взяли – мол, заверить следовало каждую копию по отдельности. Налогоплательщик обратился в суд с заявлением обязать инспекцию принять документы, заверенные способом компании.

Суд поддержал налоговую (постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09). Даже несмотря на то, что все листы были прошиты и пронумерованы, судьи решили, что Налоговый кодекс требует заверять каждый документ по отдельности.

Так что перед тем, как шить, стоит точно узнать, что именно хотят получить контролирующие органы. Особенно в случае проверки (встречки и т.д.)

Что полезно знать бухгалтеру:

Документы, которые подписываются цифровой подписью, практически никогда не дублируются на бумаге и не требуют, соответственно, хранения-сшивания и т.п. Они хранятся в электронном виде в электронных архивах специализированного оператора связи. В частности, предприятия на упрощенке, вмененке или общей налоговой системе можно вести с помощью уже упомянутой онлайн-бухгалтерии, в которой есть всё, от самообновляемого бесплатного индивидуального календаря отчетности до обслуживания любого количества предприятий. Конечно, её можно считать альтернативой 1С и других бухгалтерским программам, но по сути, это качественный скачок в автоматизации труда бухгалтера. Электронный архив создается сам, не нужно документы куда-то посылать, обновления форм отчетностей, порядка расчетов, формул и т.п. происходит централизованно и не требует никаких действий со стороны пользователей, календарь отчетности предприятия всегда актуален, под рукой, и нем только то, что нужно делать по данному предприятию, когда задачи приближаются, то система уведомляет об этом по эл.почте, через смс, да и в личном кабинете появляется уведомление, о прочих удобствах можно посмотреть видео, а главное — примерить! И не в урезанной демо-версии, а в полноценно работающей системе в течение месяца после регистрации. К слову, новым пользователям Контур Бухгалтерии даются практически нигде не встречающиеся подарки — месяц после регистрации в подарок, квартал в подарок после перехода на любой платный тариф. Такие подарки предоставляются по акции для новым пользователей, промокод акции 5000, ввести его в Контур Бухгалтерию можно только на странице регистрации, соответствующее поле всегда видно. С одной стороны, это завлекательно и приятно, с другой — это просто необходимость, хоть подключиться к Контур Бухгалтерии и легко, и отключться легко, но знакомство с принципиально новыми возможностями для бухгалтера всё же требует усилий, а главное — нужно чтобы потребности совпали с возможностями. Поэтому так много сделано для новых пользователей 🙂

* Приказ Минфина РФ от 30 декабря 2005 г. N 167н «Об утверждении формы Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, и Порядка ее заполнения»:

1.5. Книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя — при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа до начала ее ведения. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде, и выведена по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя — при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа.

Прошивка документов дает возможность их систематизировать, в удобном виде передавать на хранение в архив или предоставлять на проверку соответствующим органам. Все страницы будут сохранены, и их невозможно подменить. Но чтобы получить все эти преимущества, нужно правильно выполнить прошивку, о правилах которой вы узнаете далее.

Нормативные акты о прошивке документов

Прошивка документов не имеет регламента нормативами актов, но существуют инструкции, которые содержатся в таких документах, как:

• ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Методические рекомендации по делопроизводству. Они были утверждены 23 декабря 2009 году приказом Росархива.
• Инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства.
• Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства.
• Методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов, утвержденных Министерством по сборам и налогам.

Во всех этих источниках указываются единые правила прошивки. При допущении неточностей в оформлении материалы могут быть отправлены отдельными органами на устранение недочетов, поэтому очень важно соблюдение норм прошивки.

Как нужно оформлять документы перед прошивкой?

Перед прошиванием проводится подготовительная работа. Вначале необходимо выбрать обложку стандартных размеров (часто используется картонный скоросшиватель формата А4) или нестандартных (берутся для длительного хранения документов). На ней отмечается:

• название организации;
• наименование подразделения (отдела кадров);
• срок хранения;
• индекс и заголовок дела;
• сколько прошито листов;
• дата прошивания документов.

После обложки следует опись всех документов. Дается название документа и записывается дата, когда произведена прошивка. Составляется аннотация с пояснениями о каждом документе, их список с указанием страницы для быстрого нахождения. Необходимо соблюдать правила установки номера страницы:

• номер ставится всегда с правой стороны в верхнем углу;
• используются для нумерации, в основном, арабские цифры;
• на странице с описью номер не ставится;
• документы с имеющимися конвертами и фотографиями номеруются по такому образцу: вначале конверт, а затем все фотографии в конверте;
• при допущении ошибок их разрешается зачеркнуть аккуратно одной линией и продолжить нумеровать, но рядом сделать запись «Исправленному верить», поставить подпись и печать.

После нумерации указываются инициалы сотрудника и его краткие данные, после чего можно приступать к самой прошивке.

Какие нитки подходят для сшивания документов?

Нитки играют важную роль для закрепления листов. От их качества зависит прочность скрепления бумаги и фиксация в папке. Так, для переплетов и хранения материалов в архиве рекомендуется использовать такие нитки:

• лавсан;
• соединение лавсана и хлопка;
• плотные хлопчатобумажные нитки.

Толщина ниток должна быть от 0,5-1,5 мм. Но самыми надежными и прочными считаются нитки толщиной – 1-1,5 мм. Их можно приобрести в катушках или мотках.

Такие нитки прочные и не рвутся при любом среднем натяжении.

Пошаговая инструкция, как сшивать документы нитками

Прежде чем приступить к прошиванию документов, стоит убрать все имеющиеся посторонние предметы: скрепки, скобы от степлера. Разложить документы, соблюдая даты. Обязательно пронумеровать страницы. Все листы хорошенько выровнять. Если листов много, можно их соединить скобами, чтобы они не перемещались.

Инструкция по прошиванию документов:

• Приготовленные и аккуратно сложенные друг на друга документы еще раз выравниваются.
• Следующие действия в основном зависят от толщины документов. Если их немного, то можно справиться цыганской иглой, а если толщина большая, понадобится шило. Немного отступив от края, необходимо сделать около 3 отверстий насквозь листов бумаги. Порядок таков, что одно отверстие необходимо проделать точно в центре, остальные – справа и слева от него на расстоянии 3 см:

• В иголку вдевается нитка, длина берется с запасом – около 70-80 см.
• Внизу бумаг, в среднее отверстие, вставляется игла с ниткой, полностью продевается.
• Затем проводится сверху к верхнему крайнему отверстию, полностью продевается:

• Игла просовывается в третье нижнее отверстие внизу документа, образуя длинный стежок:

• Затем проводится сверху документа и выводится вниз через середину:

• Если документ толстый, то эти же манипуляции можно повторить, чтобы листы более прочно закрепились.
• Снизу на обороте требуется завязать узел. Нитка должна иметь длину не меньше 8 см:

• На узел приклеивается заранее оформленная бумага прямоугольной формы, небольшого размера, на которой сделаны записи с указанием: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью», указывается количество листов, руководитель организации должен подписаться и поставить печать учреждения:

• Но печать ставится так, чтобы одна ее часть была на бумаге, где подпись директора, а другая часть должна выходить на лист документа.

Если документ содержит много листов, то необходимо сделать 5 отверстий, при этом документ не рассыплется, так как прочность будет выше.

Наглядно увидеть, как правильно сшиваются документы с помощью иголки с ниткой, можно в следующем видео:

Следует отметить, что если документов немного, чтобы прошить документы, достаточно лишь иметь шило с ушком. В этом вы убедитесь, просмотрев следующий ролик:

Устройство для прошивки документов

Организациям, которым приходится прошивать много документов, лучше всего, приобрести станок, в работе с которым можно использовать не только нить, но и пружину из металла и пластмассы, а также стяжки.

Выпущено несколько марок специальных устройств, включая:

• Лотос М168
• ППК-М168
• АПС М168

При приобретении устройства необходимо обращать внимание на его возможности максимального одновременного прошивки бумаги. Желательно, чтобы была регулировка перфорации и после прошивки документы широко раскрывались, их можно было удобно читать и ксерокопировать при надобности. При покупке важно также выяснить, имеет ли станок сертификацию, и распространяется ли гарантия на него на 1 год.

Станок такого типа выполняет следующие манипуляции:

• сверлит пачку бумаг с вложенной картонной обложкой до 10 см толщиной;
• проденет нить через сделанные отверстия;
• скрепит толстую пачку бумаг скобами из металлопластика.

Устройство устанавливается на столе и работает за счет электрического тока. В нем имеется перьевое сверло с прорезью в виде крючка. Оператору понадобится только завязать нити в узелки. В следующем видео можно наглядно увидеть, как станком типа YUNGER M168 прошить документы:

Подобный станок прошивает бумаги для длительного и временного хранения в архиве, поэтому необходим для оптимизации многих организаций:

• библиотек;
• городских архивов;
• образовательных учреждений;
• нотариатов;
• военных и силовых организаций;
• банков и офисов.

С приобретением станка намного улучшится качество прошивки документов, произойдет оптимизация процесса делопроизводства организации и экономия времени, к тому же эту работу освоит с легкостью каждый сотрудник.

Итак, прошивка документов – это важный процесс, необходимый для хранения информации в архивах, нахождения нужных документов за короткое время, приведение их в систему. Наличие специальных устройств позволит экономить много времени, если постоянно требуется прошивать большие пачки бумаг.

Получите ответ юриста за 5 минут

В каждой организации постепенно накапливаются материалы, которые по истечении срока, подлежат передаче в архивные фонды. Обычно, дело сдается архивариусу по прошествии года, после завершения делопроизводства.

С этой целью дело готовят по форме. В эту процедуру включается несколько обязательных моментов:

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

• Проверяется, насколько правильно документы распределены по группе.
• Сшивают дело.
• Тщательно проверяют правильность нумерации листов.
• Делают сопроводительную надпись.
• Заполняют внутреннюю опись.
• При необходимости корректируют реквизиты, вынесенные на переплет.

Подшивкой документов должен заниматься человек, имеющий на это соответствующие полномочия.

Законодательство

На первый взгляд, процедура подшивки документов какой-либо сложности не представляет, но дело в том, что какой-то один общий для всех порядок подшивки отсутствует. Тем более интересно, что сотрудник налогового или архивного органа имеет право возвратить неверно, на его взгляд, подшитые бумаги, а ведь это обстоятельство только увеличивает сроки бумагооборота, хотя имеются утвержденные ГОСТы, регламентирующие данную процедуру.

1. Несмотря на то что какой-то один стандарт по подшивке и заверению документов отсутствует, существуют, например, “Методические рекомендации”, в которых разработана инструкция делопроизводства во властном федеральном исполнительном органе, регламентирующая определенные правила. Согласно их и следует заверять подшитые документы формата А4. Эти рекомендации прописаны в Приказе Российского архива под номером 76, подписанном 23 декабря 2009 года, и в ГОСТе Р 51141-98 (по архивному делу и делопроизводству).
2. При необходимости регистрации Общества с ограниченной ответственностью, оформлять документы следует руководствуясь соответствующими “Требованиями …” №110, утвержденными 26 февраля 2004 года для документации, используемой в случае госрегистрации юрлиц, а также физлиц, при регистрации индивидуальной предпринимательской деятельности и соответствующими “Методическими разъяснениями …” (ст.1, абз.3), растолковывающих в каком порядке заполняются формы документов, которые необходимо использовать при госрегистрации юрлица.
3. Конечно, когда вдруг закрадываются сомнения, что все делается правильно, наверняка есть смысл выяснить все тонкости процедуры в месте предстоящей сдачи документов. Где-то, в частности, требуется нумерация страниц и заверение каждого листа.

Как бы там ни было, общее правило следующее: если в документ входит два и больше листов, они должны быть прошиты.

Зачем документы подшиваются

В некоторых ситуациях неподшитые документы просто не принимаются.

Уметь сшить документы обязательно должны те, кто намерен:

• открыть свой бизнес;
• участвовать в проводимых мероприятиях по тендеру;
• сдавать материалы в судебные либо архивные органы;
• передавать на проверку бух.отчеты и т. п.;

Какие документы подшиваются

Чаще всего приходится заниматься подшивкой бухгалтерских, кассовых и некоторых других делопроизводительных бумаг, например:

• хоз.книг;
• налоговых и конструкторских документов;
• нотариальных дел;

Если какие-то важные документы нельзя передавать в оригинальном виде, подшиваются их заверенные копии.

Как правильно сшивать документы нитками

Для сшивания документа необходимо обзавестись:

• дыроколом;
• крепкой ниткой, лучше суровой;
• пергаментной или обычной бумажной наклейкой (можно калькой).

Процесс сшивания включает следующие этапы:

1. На заверяющей наклейке в тексте указывается количество нумерованных, скрепленных с помощью печати и подписи листов, наименование фирмы, должность уполномоченного лица, дата, его роспись и расшифровка.
2. Каждый лист аккуратно прикладывается друг к другу. Далее, дыроколом пробивается необходимое количество отверстий. Когда документ состоит из двух-трех листов, можно использовать шило или толстую иглу.
3. Если используется два отверстия, нитка продевается через них так, чтобы концы оказались сзади. Нитку надо продеть два раза для надежности.
4. Хвостики нити завязываются, оставляются длиной в 5–6 см, остальное срезается ножницами. Подготовленная наклейка должна прикрывать узел, но не прятать целиком. При сроке хранения свыше десятка лет, для наклейки применяется пергаментная бумага (калька).
5. Наклейка заранее подписывается, но иногда на нее ставят печать и подпись после высыхания клея.
6. Когда документ сшит, его заверяет на последнем листе с обратной стороны подписью уполномоченное лицо, отвечающее за сдачу подготовленного документа в налоговую или иную структуру. Иногда требуется расписаться на каждой странице.

Способы прошивания

Обычно существует три способа сшивания документа нитями: с использованием трех, четырех и пяти дырок.

1. В первом случае на листах с левого края трижды пробиваются отверстия на расстоянии друг от друга не больше, чем три сантиметра. Затем дело переворачивается и в среднюю дырочку пропускается нить, конец которой остается снаружи с обратной стороны документа. Далее, нитка пропускается через дырку сверху, оттуда - с другой стороны, через дырку снизу и вновь в среднюю. В результате два кончика нитки окажутся на оборотной стороне документа, где они завязываются узлом, на который наклеивается кусок пергаментной бумаги с печатью и подписью.
2. При четырех отверстиях (между ними примерно 1,5 см) дело переворачивается и нить просовывается в третью снизу дырку, далее ее пропускают через самую нижнюю дырку и ведут вверх змейкой: сквозь вторую нижнюю дырку проводят, снаружи дела, в третью снизу, дальше продевают в самую верхнюю и вновь пропускают в третью снизу дырку. С задней стороны дела образуются два конца, которые завязываются и заклеиваются пергаментом или калькой.
3. Допустимо прошивать документы и с использованием пяти дырок, сам механизм прошивки остается такой же.

Разные документы прошиваются различными способами:

• для бухгалтерских документов используется система из пяти дырок;
• для архивных и налоговых – из трех;
• у кассовых материалов зачастую скрепление осуществляется в левом верхнем углу;

Общими правилами, конечно, пользоваться можно, но следует помнить, что некоторые структуры добавляют в эту процедуру свои нюансы, которые обязательно следует учитывать.

Пошаговая инструкция оформления документов

1. Чтобы сохранность документов была лучше, сверху оформляется обложка, которая может быть обычной или специальной - для на длительный период.
2. В первом случае она состоит из тоненького картона или обычного листа , для длительного хранения берется твердый, довольно плотный картон. Документы, подлежащие хранению в государственных учреждениях, должны отдаваться с обложкой из бескислотного картона.
3. Если в сдаваемом деле использованы листы , четвертого формата (А4), применяют обложку габаритами – 22,9 на 32,4 сантиметра, то есть немного превышающую размеры листа.
4. Когда у подшитых в дело листов размеры нестандартные , то у обложки будет соответствующий размер, не имеющий припусков по сторонам.
5. Чтобы придать дополнительную прочность , к обложке впереди и сзади подшивают картонки в виде тонких полосок, сквозь которые проходит нитка.
6. Клеем можно пользоваться только канцелярским либо силикатным , другие виды (клейстер и тому подобное) недопустимы, так указано в существующих особых предписаниях.

Для того чтобы не было путаницы в листах, а также чтобы они не утерялись, необходимо документ пронумеровать. Это процедура является важнейшей при сшивании и отличается своими специфическими тонкостями и правилами:

1. До начала проставления цифр, следует освободить дело от всех чистых листов и вытащить бланк описи, так как нумеровать ее нет необходимости.
2. Далее, каждый вкладываемый лист отсортировывается по дате либо другому критерию (алфавиту и т. п.). Обычно исключение составляют тендеры, когда компания-организатор сама диктует порядок расположения документов.
3. Простым карандашом обычные листы пронумеровываются в верхних углах с правой стороны ; вшитые фото, карт-схемы, чертежи - наоборот, сверху в левых углах с обратной стороны.
4. У листов, имеющих большой формат, номер страницы указывается наверху с правой стороны. Если в карту входят несколько листов, которые склеены воедино, это будет считаться в документах за один и нумероваться одной цифрой. С обратной стороны карты в подобной ситуации делают надпись с указанием количества склеенных листов. Пример: “Лист 5, карта-склейка на восьми листах”.
5. Таким же образом нумеруются наклеенные фото, какие-нибудь вырезки либо схемы. Пример: “На лист № 8 приклеено 3 (три) вырезки, 2 (две) схемы и 4 (четыре) фотографии, смотри опись на обратной стороне”.
6. Когда такая вставка приклеена только одним уголком, она будет являться отдельным листом и нумеровать ее нужно отдельно.

Большие форматы прошиваются следующим образом:

• лист сворачивается так, чтобы формат его стал таким, как необходимо;
• далее, свернутый лист прикладывается к документам и становится видно, где должна пройти нитка;
• точно в этом месте делаются отверстия, через которые будет проходить нитка;

Если в деле имеется своя нумерация в каком-нибудь журнале или брошюре, она не меняется лишь тогда, когда совпадет с общей. Во всех других случаях должна производиться перенумерация и листы должны проходить по общему списку.

Если какие-либо материалы находятся в специальном конверте, они пронумеровываются индивидуально. Конверту (пакету) присваивается свой номер, что отмечается в описи. Все, что лежит в пакете, должно быть перечислено в отдельной описи вложения.

Когда в дело входит не одна часть или том, каждые из них нумеруется сами по себе.

В случае совершения описки при нумерации страниц, неверная цифра перечеркивается наискосок, а рядом ставится правильная и заверяется подписью.

Когда ошибки встречаются в очень большом количестве, следует перенумеровать полностью все листы, старая заверительная запись перечеркивается и составляется другая. В качестве исключения допустимо обозначать страницы с помощью букв: 4а, 4б и т. п.

Когда все листы пронумерованы, завершается все заверительной надписью, где указывается сколько всего листов подшито, каково состояние вшитых фотографий, карт, вырезок (возможно есть порванные, подпорченные), есть ли пропущенные листы и т. д. Затем проставляется подпись с расшифровкой фамилии и инициалов, подшивавшего дело лица. Запись заканчивалась указанием даты и формата листов.

Для контрольного сравнения подшитых страниц делается опись, которая не нумеруется и располагается в начале дела.

В ней указывается:

• фирма,
• название местонахождения;
• текущее число;
• должностное положение;
• фамилия, имя, отчество исполнителя;

Форма описи вложения бывает табличной, где обозначается:

• число, когда составлен вложенный документ;
• как он называется;
• на каких страницах дела располагается;
• в скольких листах;

В любом, подготовленном к сдаче документе, должно быть, присутствие обобщающей описи. Кроме этого, вложения, в виде конвертов, могут содержать отдельные описи.