Как правильно организовывать рабочее время. Как правильно организовать рабочий день: Простые лайфхаки

Приходилось ли Вам целый день работать, крутится, как белка в колесе, а к вечеру обнаружить, что Вы так ничего и не успели?

Это - удел неорганизованных людей. Даже больше, это - искусство тратить время впустую. Такому искусству даже есть название - Фаффинг .

Фаффинг (англ. faffing - суечение) - неорганизованная работа над чем-то. Неорганизованность преследует нас не только в бизнесе. Мы сталкиваемся с этой проблемой и в повседневной жизни:

• готовим презентацию;
• записываем видео;
• пишем статью или пост для соцсети и т. д.

Выполняя какую-то работу, мы не замечаем, как уходят целые часы.

Что мешает работать лучше ?

Я знаю, что ответ у Вас на губах: “Нас отвлекают”. И правда, звонки, сообщения в соцсетях, желание перекусить заставляют нас отвлекаться от работы. Нередко мы просто зацикливаемся на какой-то одной работе. В конечном итоге, может оказаться, что это бесполезная работа .

Нет смысла объяснять, зачем избавляться от фаффинг а. Вы сами на себя злитесь из-за бездействия и, я уверен, просто мечтаете узнать, как организовать работу . Ведь нужно действовать. Если не для своей выгоды, то на благо окружающих. Это уже зависит от Ваших предпочтений.

И сегодня я Вам открою 5 простых, но эффективных правил , что позволят выполнять больше дел за меньший объем времени.

Как правильно организовать работу ?

1. Оглашайте результат. Каждый знает свою цель при выполнении задачи. Но все, следует напоминать себе о ней вслух. В следующий раз, по окончании какого-то дела, скажите себе: “Все! Я это сделал”. Поблагодарите себя.

Неважно, что Вы сделали - обзвонили 20 клиентов в 2 часа или записали видео - сделайте себе небольшой подарок. Сходите на кофе или съешьте мороженое. Так Вы будете себя поощрять.

1. Изолируйтесь от всего, что может Вас отвлечь:

• телевидение;
• радио;
• социальные сети и проч.

Если Вы взялись написать статью на ноутбуке, откройте только то, что Вам для этого нужно: текстовый редактор, исходный текст (если в нем есть необходимость). Все остальное, что может прервать работу , уберите со стола или позакрывайте. Уйдите комнату, где никого нет. Никаких ВКонтакте или ФейсБук!

Да, я понимаю. У всех есть семья, у всех есть другие заботы, помимо работы. Впрочем, также, как и у меня. У меня есть 2-е детей. Я стараюсь воспитать их хорошими людьми. Но когда я мне нужно поработать и дети просят меня с ними поиграть, я дипломатично их “отфутболиваю”. Говорю, как есть: “Сейчас мне нужно сделать определенное задание, а после мы поиграем”. Вот и все. Ничего сложного.

1. Устанавливайте реальные сроки для выполнение работы. Не стоит растягивать написание статьи на целый день, также, как и втискивать долгосрочную работу в один час.

Когда мы приступаем к какой-то работе, мы, ясное дело, представляем в какое время вложимся. Также мы примерно представляем, сколько времени отбирает то или иное задание. Но если поставить задачей сделать 30 звонков за 30 минут, ясен перец, что это нереально.

Те, кто обзванивали знают, что в среднем на один звонок в среднем уходит 3 минуты. Выходит, для 30 звонков следует уделить не меньше 1,5 часа. С другой стороны, выделять 4 часа на 30 звонков - бессмысленно. Ведь оставшееся время Вы вполне можете потратить на другую работу.

1. Огласите свои сроки. Это послужит Вам дополнительным стимулом. Перед тем, как приступить к работе (обзваниванию клиентов), определитесь, до какого времени Вы будете выполнять эту работу.

Если Вам нужно сделать 30 звонков, то начиная с 9.00 до 11.00 Вы должны прервать работу . Даже, если Вы не успели обзвонить всех, прекращайте! Лучше проанализируйте, на что Вы потратили время и к следующему разу постарайтесь не допускаться такой ошибки.

1. Поощряйте себя за выполненную вовремя работу. Сходите в кино или купите любимую еду. В меру своих финансовых возможностей, делайте себе разные подарки.

Я помню, когда у меня почти не оставалось денег, а я делал много хорошей работы. Тогда я тратил почти все средства на кофе или поход в кино. Потому что я знал, что это правильно. И не ошибся. К следующему разу мне хотелось делать больше и лучше, потому что я знал, что меня ждет подарок.

С другой стороны, подарками самому себе Вы доказываете, что любите себя. А это очень важно. Ведь большая любовь, любовь к миру начинается с любви к самому себе. Делайте себе подарки и поощрения. Любите себя и все у Вас получится!

Зафиксируйте где-то себе эти 5 простых правил, что развивают умение эффективно действовать . Распечатайте и разместите их над рабочим столом, чтобы всегда помнить о них и примерять в жизни. Вы увидите, что вскоре Ваши дела резко пойдут вгору.

А ниже напишите свои предложения и советы, что мотивируют Вас работать больше. Буду рад и другим комментариям.

Facebook Комментарии

Если не планировать свое время и свои деньги, то они будут утекать сквозь пальцы! Замечали ли Вы, как Казалось бы, торопишься, пытаешься всё успеть, а в итоге выходит так, что к концу рабочего дня выполнена лишь малая часть от того, что было запланировано. Но ведь не у всех так выходит. Почему же Ваш коллега успевает не только выполнить производственное задание, но ещё имеет свободное время на «перекуры» и несколько чашек кофе за рабочий день?

Как добавить продуктивность?

Давайте попробуем разобраться и попытаться организовать рабочий день так, чтобы он прошёл продуктивно!

Порядок во всем!

Что можно поставить на первое место? Конечно же, это – порядок во всём! Хаос на рабочем столе порождает хаос в голове. Разберите завалы письменного стола, а также рабочего стола Вашего компьютера. И увидите, как сократится время на поиски нужного документа. Старайтесь подписывать темы писем, что сэкономит не только Ваше время, но и чужое. Ваши коллеги не будут отвлекать вопросами типа: «где мне найти данный документ?». Творческий беспорядок в жизни – это красивая метафора, не более.

Еженедельник – лучший помощник

Не стоит лишний раз перегружать свою память, когда есть такое великолепное изобретение! Не лишним будет вспомнить, что необходимо ставить реальные сроки и планировать дела по степени важности. Начните день с наиболее трудных и сложных задач, и Вы почувствуете, как значительно облегчится часть Вашего рабочего дня. Да и чаще всего, люди не расставляют приоритетов своих задач и разменивают свое время на различные мелкие делишки. Вот и получается, что «весь день что–то делал, а так и не сделал ничего». Записи увеличивают продуктивность на четверть. Вы очень быстро это почувствуете.

Поработать в выходной полезно

Иногда бывает полезным в свой законный выходной прийти на пару часов на работу. Желающих трудиться в такой день среди всех Ваших коллег наверняка не будет. Так можно будет быстро расправиться с запущенными делами. В спокойной обстановке Вы легко сконцентрируетесь и приведете все в порядок. Таким образом, вы избавляетесь от стресса под названием «ничего не успеваю».

Всегда старайтесь оценивать свои силы адекватно

Не стоит набирать заказов, с которыми будет нелегко справиться. Научитесь говорить «нет». Ведь Ваша деятельность должна приносить удовольствие. В противном случае возможно и «перегореть». Понаблюдайте за успешными людьми! Да, они много работают, но и успевают при этом немало.

Делайте перерывы

Особенно ценно время от времени делать совсем небольшой перерыв. Это не займет много времени, зато поможет разгрузить серое вещество, что немаловажно.

Не планируйте больше, чем сможете сделать

И напоследок. Планировать слишком много дел — такая же неудачная мысль, как и не планировать их вовсе. Не думайте, что количество записанных задач прямо пропорционально их качеству. И если, например, в прошлом году Вы справились с отчетом за неделю, то не питайте напрасные надежды, что в этом году Вы закончите его гораздо быстрее.

Постоянному стрессу на работе необходимо сказать «нет»! Дома Ваши близкие хотят видеть доброго и уравновешенного члена семьи!

Ведь всегда есть выбор, и только Вы решаете – спокойно работать, или день за днем форсировать авралы.

Если следующие 5 минут вы можете инвестировать в самообразование, то переходите по ссылке и читайте следующую нашу статью:

Понравилось? Жми «Мне Нравится«
Оставьте комментарий к этой статье ниже

В юности я часто попадала в одну и ту же неловкую ситуацию. Представьте: субботним вечером прогуливаемся мы с приятным молодым человеком, и всё вроде бы хорошо, но тут происходит ужасное...

Он берёт меня за руку и говорит: «Давай в следующий раз встретимся в четверг, часов в пять?» У меня начинается паника: ну как можно планировать какую-то несчастную прогулку аж на неделю вперёд?

Ведь в мире и так полным-полно фиксированных событий, которые от нас не зависят: графики учёбы и работы, расписание различных учреждений, время восходов и закатов, в конце концов! Да, вполне вероятно, что в четверг получится встретиться. Но возможно, что и нет. Может быть, к четвергу у меня появятся более важные дела, или просто захочется посидеть дома с книжкой, вместо того чтобы куда-то идти.

Юношей всё это порядком раздражало, а сама я начинала подозревать, что «со мной что-то не так». Мне пришлось ещё несколько лет (по большей части, безуспешно) бороться со своей «странностью», прежде чем выяснилось, что я - просто-напросто иррационал. С тех самых пор вопрос организации продуктивной жизни иррационала остаётся для меня неизменно актуальным. Частично я уже затрагивала эту тему в статье и сегодня хочу её продолжить.

Для начала давайте разберемся, кто такие иррационалы и кого можно отнести к этой прекрасной, но непростой категории.

Считается, что впервые типологию по шкале «рациональность-иррациональность» ввёл Карл Юнг. В настоящее время можно найти много разных определений этого термина, как в серьёзной психологической литературе, так и в многочисленных интернет-статьях. Здесь же я хочу привести объяснение, которое в своё время услышала от университетского преподавателя. Оно совсем не научное, но, на мой взгляд, очень простое и понятное.

Источник: Flickr.com

Иррационал - это тот, кто решил сделать в квартире уборку, пошёл в чулан за пылесосом, увидел, что там перегорела лампочка, поехал в магазин за новой, в итоге, вместо лампочки купил акварель и весь вечер рисовал.

Важно иметь в виду, что иррациональность - это психологическая характеристика, которая ни в коем случае не является синонимом неорганизованности или, тем более, нелогичного мышления. Утверждать, что все иррационалы - ленивые, вечно опаздывающие и безответственные люди с отсутствием логики, было бы в корне неверно.

Главная особенность иррационального мышления, важная с точки зрения тайм-менеджмента, - быстрое переключение внимания, которое, в свою очередь, обуславливает нестабильную производительность и, при отсутствии должного самоконтроля, создает проблемы с концентрацией.

Я вывела три простых принципа, которые помогают мне продуктивно организовывать свой рабочий день с учётом иррациональных особенностей.

1. Необходимое разнообразие

Иногда я сама попадаюсь в эту ловушку. Я представляю себе идеальный день, когда восемь часов кряду буду работать над каким-нибудь «великим делом». Чёрта с два. Анализ дней, посвящённых одному приоритету, показал, что фактически над «великим делом» я работаю примерно столько же, сколько и в обычные дни, когда помимо него я выполняю кучу других задач.

«Великое дело» занимает ровно столько времени, сколько мозг способен обрабатывать его на максимальной мощности. Попытки заставить себя работать на спаде мозговой активности выливаются в напрасно потраченное время и сомнительные результаты, которые, в итоге, всё равно придётся переделывать. (Примеры из серии «завтра сдавать диплом, а у меня конь не валялся» в расчёт не беру, поскольку считаю такие ситуации крайне нездоровыми и старательно отучаю себя от подобного).

Единственный случай, когда получается посвятить целый день одному делу, - это работа вовсе не над чем-то великим, а, наоборот, над достаточно нудной рутинной задачей, не требующей какого-то нестандартного подхода и творческих способностей. Вот здесь действительно можно «закусить удила» и целый день заниматься неприятной задачей, чтобы выполнить план на месяц вперёд и в ближайшее время о ней вообще не вспоминать.

Что касается любых других функций, требующих интеллектуальных усилий, - внутридневной потенциал иррационала ограничен и нестабилен.

Например, рационал может запланировать учить по одному экзаменационному билету в час и более-менее придерживаться этого графика. Иррационал же, с большой долей вероятности, выучит за первый час три билета, а потом ещё два часа будет думать о судьбах человечества, готовить кулинарный шедевр, болтать по телефону - в общем, заниматься чем угодно, кроме подготовки к экзамену. И причина вовсе не в лени или неорганизованности, просто так работает иррациональный мозг: он быстро включается в работу, быстро разгоняется и достигает пика производительности, но спустя какое-то время он точно так же быстро теряет интерес.

Знание и признание этой особенности - первый шаг на пути повышения продуктивности иррационала. Пока мы стараемся загнать себя в рамки «нормы», получается только хуже: мы теряем огромное количество времени в непродуктивных метаниях, терзаниях и прокрастинации.

Вместо этого нужно просто признать, что эффективно заниматься одним делом весь день не получится, и заранее запланировать себе разноплановые занятия .

Вообще, разнообразие для иррационала имеет большое значение не только во внутредневном разрезе, но и в рамках всей жизни. Поскольку каждая крупица новой информации заставляет иррациональный мозг заново пересматривать картину миру, иррационалы, как правило, генерируют больше идей, имеют более широкий круг интересов и стремятся реализоваться в большем количестве областей (по сравнению с рационалами). Когда иррационал на протяжении длительного времени упирается только в одну сферу (что, казалось бы, «правильно»), он неизбежно сталкивается с чувством неудовлетворённости и нереализованности, поскольку другие области его интересов оказываются заброшенными.

2. Контроль над раздражителями

Именно потому, что фокус внимания иррационального мозга крайне подвижен, иррационалам важно соблюдать самодисциплину. Например, когда я пишу статьи, часто возникает необходимость проверить какой-нибудь факт - правильно ли я написала фамилию учёного, верно ли указала его должность и место работы, не переврала ли что-нибудь, пересказывая его теорию...

Так вот, как только я добираюсь до места, которое нуждается проверки, возникает очень сильное желание сделать это немедленно. И в такие моменты я практически в буквальном смысле бью себя по рукам. Ведь я знаю, что как только откроется браузер, моё внимание начнёт перескакивать с одной ссылки на другую. Нужную информацию я уточню за пятнадцать секунд, но тут же объявится ещё что-нибудь интересное. В результате, вместо того чтобы дописывать статью о самоорганизации, я два часа проведу, читая об устройстве какого-нибудь самолёта, например.

То же самое касается проверки электронной почты и социальных сетей. Особенно, когда ждёшь какое-нибудь «судьбоносное» сообщение, так трудно удержаться от нажатия кнопки «обновить». Вот только практика показывает, что судьбоносные письма никогда не появляются в тот момент, когда ты их очень ждёшь, зато приходит куча других сообщений, писем и рассылок, которые отъедают огромные куски драгоценного внимания. Есть обманчивое ощущение, что несколько минут за проверкой почты или соцсетей помогают нам немного разгрузить мозг, расслабиться и отвлечься, на самом деле это ведёт только к лишнему переутомлению и рассеиванию внимания, а также требует дополнительных усилий, чтобы вернуть себя в колею.

Кстати, произвольное внимание действительно поддаётся тренировке и со временем «прокачивается».

После того как я сознательно начала работать над этим и стала запрещать себе отвлекаться во время работы, моя концентрация на задачах в принципе улучшилась. Например, если теперь во время чтения книги (то есть во время отдыха, а не работы - это важно) меня посещает какая-то мысль, которую нужно срочно проверить в Интернете, я спокойно открываю браузер, читаю то, что нужно, и закрываю его. Раньше в подобной ситуации я могла бы перечитать весь Интернет.

Конечно, многое зависит от специфики деятельности. Я знаю, что есть работы, требующие постоянно быть онлайн и мгновенно отвечать на любое сообщение. Я сама несколько лет работала по такому принципу и успела оценить все аспекты. Самое поразительное - что подобные системы изначально позиционируются как высокопродуктивные, хотя на практике эффективность работников только снижается, когда их постоянно дёргают.

Исходя из своего опыта, могу сказать, что чаще всего с криками «пожар-пожар!» и «срочно-срочно!» прибегают именно те коллеги, которые сами не могут адекватно спланировать свою деятельность. В результате, рушится рабочий процесс всех людей, завязанных в проекте. А сколько раз было, когда к вам прибегали с криком «срочно-срочно!», вы всё бросали и принимались за спасение мира, а через полчаса, когда работа была в самом разгаре, вам вдруг сообщали, что «решили сделать всё по-другому»? Об этом очень хорошо написала Яна Франк в книге «Муза и Чудовище» . Что касается именно электронной почты, рекомендую почитать книгу Тима Ферриса про четырехчасовую рабочую неделю , в которой автор рассказывает, как проверять электронную почту буквально пару раз в неделю.

3. Гибкая организация дня

О своей неравномерной производительности я знала с самого детства. Во времена учёбы в школе, университете или полноценной рабочей недели наблюдалась всё время одна и та же закономерность.

Утро - время максимальной продуктивности и концентрации.

Будь то работа с цифрами и анализом данных, творческие задачи или запоминание нового материала - в это время всё удаётся лучше всего. После полудня начинается спад мозговой активности. В это время хорошо выполняются рутинные задачи, но каких-то выдающихся креативных решений в этот период лучше от себя не ждать. Второй пик мозговой активности начинается ближе к вечеру, примерно часа в три-четыре.

Кстати, совсем недавно я узнала, что мои биоритмы - никакие не особенные, а вполне стандартные для среднестатистического человека, просто далеко не все их так отчётливо замечают. Так вот, если бы мне было нужно придумать себе идеальный восьмичасовой рабочий день, моё расписание было бы следующим:

• 8-12 работа,
• 12-16 обед и продуктивный отдых (прогулки, спорт, чтение),
• 16-20 работа.

Я не всегда живу по такому расписанию, в первую очередь, потому что необходимо координировать свою жизнь и работу с другими людьми. Тем не менее, если вдруг посреди дня у меня появится желание и возможность прогуляться, я сделаю это без зазрения совести, ведь это будет действительно оптимальным времяпрепровождением, которое только улучшит эффективность ближе к вечеру.

Может сложиться впечатление, что подстроиться под свою иррациональность (обеспечить разнообразие занятий, избавиться от отвлекающих раздражителей, совместить рабочие часы с периодами максимальной эффективности) могут только люди со свободным графиком. На самом деле, понимание того, как функционирует ваш мозг, может помочь даже в условиях стандартной офисной недели.

Работая в офисе, я всеми силами старалась начинать свой рабочий день как можно раньше. Таким образом, я увеличивала период максимальной эффективности на работе, и, разогнавшись с утра, было легче поддерживать заданный темп после обеда, когда мозговая активность естественным образом снижалась. Судя по всему, коллеги не замечали разницы в моей продуктивности, но для меня это было очевидно: насколько быстро мозг «летает», когда я прихожу на работу в 7-30, и с каким «скрипом» работает, когда я начинаю с 10-00.

Вообще, я не согласна с распространённым мнением, что для иррационала идеально быть свободным художником, который сам решает, когда ему вставать и ложиться, когда работать и отдыхать и т.д. Это не так, поверьте иррационалу.

Слишком много свободы в большинстве случаев - ничем не лучше её полного отсутствия. Чем больше в жизни неопределённости, тем больше вариантов развития событий придумывает наш мозг. Учитывая, что иррациональный мозг и без того находится в беспрерывном процессе генерации новых целей, желаний и планов, злоупотреблять этим опасно. Можно доиграться до того, что все идеи вступят в противоречие друг с другом, и мы окажемся в полном ступоре и «здравствуй, прокрастинация».

Гораздо более продуктивным я считаю формат комбинированной работы.

Это может быть стандартная офисная 40-часовая рабочая неделя, но с элементами гибкого графика. То есть, когда вам не обязательно приходить жёстко к 9 утра каждый день. При желании можно придти в 8 или 10 и уйти домой, соответственно, на час раньше или позже. Либо, когда во время аврала вы задерживаетесь, а во времена относительного затишья отгуливаете переработки и уходите пораньше.

Большим бонусом для иррационала будет возможность хотя бы иногда работать удалённо (из дома или, может быть, какого-нибудь милого европейского городка). Также, учитывая, что у каждого иррационала помимо работы есть ещё «драмкружок, кружок по фото, а мне ещё и петь охота...», лучше выбирать компании с эффективной организацией рабочих процессов и учётом рабочего времени. Работая круглыми сутками на износ, иррационал не только подорвёт здоровье (точно так же, как и рационал), но к тому же будет очень сильно опечален, что «кружок по фото» и все прочие пришлось бросить. Отсюда начинаются все страдания в стиле «а тем ли я занимаюсь?», «жизнь проходит…» и т.д.

Другой вариант - это комбинирование двух (или более) работ. Например, 20 часов в неделю вы работаете в офисе, что обеспечивает вам предсказуемый доход и возможность закрыть, так сказать, базовые потребности. А в оставшееся время занимаетесь чем-нибудь творческим - пишете тексты, оформляете свадьбы, играете в театре, рисуете картины, работаете над диссертацией и т.д.

Для стопроцентного свободного художника, этот вариант будет успешен только при продвинутом уровне самоорганизации и дисциплины. И даже если вы обладаете этими выдающимися качествами, не мешает создавать себе подспорье. Назначайте встречи с клиентами, партнёрами или просто друзьями, записывайтесь на курсы или тренировки, которые проходят по чёткому расписанию, и т.д. - такие «рёбра жёсткости» помогут, с одной стороны, сохранить достаточно пространства для свободы и творчества, а с другой - не утонуть в море собственных гениальных идей.

Вконтакте

Одноклассники

Встречаясь с успешными многогранными личностями, мы вздыхаем и пожимаем плечами: и как эти люди все успевают? Они не спят? На их волшебных часах в два раза больше делений? Наверное, они просто особенные…

И да, и нет. Конечно, предположение о волшебных часах из разряда фантастики, это точно. Но, как правило, люди, организующие свой день эффективно, действительно не валяются по полдня в кровати — выспаться для них дело техники, секрет в режиме. И он же, этот ненавистный со школьных лет режим, точнее, его более гибкая и интересная разновидность — тайм-менеджмент — делает их особенными. Освоив трюки, помогающие планировать свое время, и прибегнув к помощи самоконтроля и дисциплины, каждая из нас способна сделать свою жизнь лучше.

Вы не можете растянуть время. Значит, измените себя

Мы привыкли считать цейтнот (от немецкого Zeitnot, «беда со временем» ), постоянную нехватку минут, часов и суток, синонимом востребованности, нужности, занятости. Я работаю день и ночь, я зашиваюсь, мне абсолютно некогда, я не успеваю ни-че-го! Признайтесь, часто эти слова становятся своеобразной ширмой, щитом, средством защиты от дискомфорта реальной жизни. А от нее «цейтнотоголики» не ждут ничего хорошего, хотя и понимают прекрасно, что в режиме постоянной загруженности долго выдержать невозможно, необратимо изменяется поведение, характер, психика. Да и, прямо скажем, карьере на пользу «дела выше крыши» не идут. Для того, чтобы делать что-то вдумчиво и с душой, нужно время от времени останавливаться, оглядываться. В ежедневном нескончаемом галопе цейтнота для этой процедуры минутку не выкроишь.

Печально, но факт: сегодня многие крупные компании используют варварскую политику «выгорания» персонала в своих корпоративных целях. Свежий работник загружается по самое нехочу; на месте он остается ровно до тех пор, пока не иссякает его трудовой энтузиазм и непрерывный цейтнот не высушивает ему мозги. О том, как распознать таких работодателей и что с ними делать — тема для отдельного разговора, а сегодня мы делимся секретами планирования дня . Эти трюки позволят вам по-другому взглянуть на организацию своего рабочего процесса и изменить его к лучшему.

Начните сейчас. И не прекращайте!

Планировать свое время, чтобы успевать больше, на самом деле несложно. Есть два основопологающих постулата , удивительно банальных. Первый — если вы хотите оптимизировать свой день, просто начните делать это. Пробуйте разные стратегии в соответствии с вашим характером, сферой деятельности, обстоятельствами. Некоторым из нас необходимы «ежовые рукавицы» расписания (по крайней мере, первое время), кто-то нуждается лишь в небольшой корректировке режима дня и привычек. Второй «секрет Полишинеля» в том, что тайм-менеджмент это не таблетка, которую достаточно проглотить один раз и навсегда излечиться от безалаберности и непунктуальности. Это ежедневная кропотливая работа, усилия по выполнению которой напрямую связаны с успешностью результата. И не забывайте, что судит вас самый заинтересованный судья и зритель — вы сами. Поэтому «сачковать» не получится.

Тайм-менеджмент — целая философия формирования навыков и использования приспособлений и техник, позволяющих планировать свое время и использовать его рационально для достижения целей. Изначально тайм-менеджмент разрабатывался американскими исследователями для улучшения производительности труда, но практика показала, что наведение порядка на циферблате идет на пользу и личной жизни .

Сегодня известны и активно применяются сотни приемов тайм-менеджмента, и этот список постоянно ширится. Современные стратегии планирования времени опираются на использование часов и будильников, всевозможных ежедневников, «листов задач» и органайзеров, компьютерных программ-планировщиков дня, распределение приоритетов и мотиваций, использование естественных ритмов человеческой жизни, преодоление психологических проблем, мешающих использовать время эффективно (самая распространенная из них — синдром отдаления, «откладывания в дальний ящик» ).

Конечно, тайм-менеджмент целая наука, что неудивительно — исправление недостатков всегда требует гораздо больше времени, чем их приобретение. Заинтересовавшись этими техниками, вы можете изучить и протестировать их самостоятельно — тем более, что рассказать в одном топике о том, как научиться планировать свой день с точки зрения тайм-менеджмента, невозможно, да и бессмысленно. Но кое-какие трюки можно начать использовать прямо сейчас, чтобы сделать свой рабочий день более эффективным .

Хотите научиться планировать день и перестать терять драгоценное время? Попробуйте для начала:

Освободить пространство для важного

Любой день состоит из множества дел — мелких и крупных, важных и не очень, неотложных и терпящих. Для того, чтобы научиться планировать свое время, необходимо до блеска отточить воображаемый скальпель, позволяющий отделить приоритетные дела от неприоритетных. Конечно, это не значит, что о мелких и менее важных делах можно забыть — нет, их тоже нужно делать, но внимания они заслуживают соразмерно своей величине. Распространенная ошибка — «для легкости» делать сначала то, что проще и … ненужнее. Что мы получаем в итоге? Имитацию деятельности и нерациональное расходование временных резервов, необходимых для выполнения значимых заданий. Отдавайте себе отчет в происходящем — назначайте важное и сложное первоочередным.

«Бритва Оккама» наоборот

А вот для того, чтобы большие и серьезные дела не отпугивали, существует следующий трюк: чтобы правильно планировать свое время, их надо разбить на несколько более мелких. Тогда «этапы большого пути» можно будет чередовать с менее важными заданиями, одновременно успевая многое и отдыхая от сложной работы.

«Уменьшите» то, чем вы живете

В любом списке обычных дел, выполняемых на автомате, прячутся коварные пожиратели времени. Они маскируются под невинные и даже на первый взгляд немаловажные вещи. Требуется ревизия! Продумайте, на что уходят ваши минуты и часы, вспомните все и осознайте — так ли необходим вам этот вид занятости или досуга? Вам действительно необходимо каждый час заходить на «Одноклассники», это в самом деле дает вам необходимый отдых от работы? Вам реально нужны и интересны занятия в вышивальном кружке? Действительно стоит по пятьдесят минут кряду каждый день разговаривать с неким занудным коллегой, боясь его обидеть быстро свернутой беседой? Это ваши сутки, и в них всего 24 часа!

Не теряйте и не теряйтесь

Согласно современным исследованиям, работающий человек тратит в среднем 150 часов в год на поиск потерявшихся вещей. То есть эти вещи не то чтобы загадочно исчезли по воле злых сил — они были не на своем месте, и поэтому их не могли найти. Внушительный показатель, не так ли? Прекратите быть частью этой дурацкой статистики. Не бросайте вещи, документы, файлы где попало. Организуйте все один раз, подпишите, запомните, и поддерживайте порядок. Это поможет вам лучше планировать свой день — ведь вы не будете тратить свое драгоценное время на досадный поиск «потеряшек».

Учитывайте свою индивидуальность

Учась планировать свой день, не ориентируйтесь на «среднюю температуру по больнице». Отдавайте себе отчет, что у каждого человека есть индивидуальные периоды работоспособности и «бесполезности». Не откладывайте работу на поздний вечер, зная, что после восьми вечера вы ничего не соображаете. Не назначайте встречи на раннее утро, зная, что для этого вам придется встать на два часа раньше, чем обычно, и вы будете разбиты. Стойко придерживайтесь этих правил, только так они будут иметь смысл — невозможно планировать свой день, если у вас нерегулярный режим дня и вы можете неожиданно лечь спать на пять часов позже обычного.

Гоните прочь перфекционизм

И смелее делегируйте полномочия. Если вам есть кому перепоручить часть работы — сделайте это. Внимание, речь не идет о перекладывании своей работы на ни в чем не повинных людей, но если у вас есть помощники, их помощью нужно пользоваться. То, что они делают что-то не в вашем стиле — еще не повод взваливать все на себя. Планируя дела, распределяйте задания сразу, а не под давлением обстоятельств — это сэкономит время и позволит эффективно планировать день.

Делу время, а потехе — свое время

Составляя «лист задач» и расписание на день (неделю, месяц), планируйте не только рабочие дела, но и отдых. Возможно, на первый взгляд это покажется противоестественным, но на самом деле такой подход не только удобен, для того, чтобы научиться планировать время, но и позволит вам сделать досуг более разнообразным и увидеть в перспективе, каких развлечений вам не хватает.

Вспомните свои самые большие провалы в жизни. Ссоры, недоразумения, которые изменили всю вашу жизнь в отрицательную сторону. Проваленные экзамены, собеседования на работу и т. д. Причины подобных неудач схожи, как правило, они являются следствием плохой подготовки и необдуманных поступков, ниже мы рассмотрим как все успеть и планировать день / неделю.

Что будет если спортсмен за месяц перед олимпиадой перестанет тренироваться - навыки и мышечная сила значительно ослабеют и он займет одно из последних мест. Как в спорте, в любом деле нужна хорошая подготовка, без которой шансы на успех сильно падают.

Ключевым фактором в подготовке является планирование, Существует «правило 6 П» : Правильно предпринятое планирование препятствует падению производительности.

Ниже я приведу 7 способов как все успевать с помощью правильного планирования дня, недели.

1 способ: Заведите список задач на день

Для чего нужен список задач?

Для начала разберем, как работает наш мозг. Было установлено, что мы можем держать в голове под контролем не более 7+-2 дел или важных мыслей. Чтобы в этом убедиться посчитайте сколько кружков изображено на картинках:

Рис. 1	Рис. 2	Рис. 3

Рис. 4	Рис. 5

Скорее всего, для того, чтобы определить количество объектов на рисунках 1, 3 и 4 достаточно одного взгляда.

А для 2 и 5 рисунка одного взгляда было недостаточно, необходимо было считать по отдельности. Чем меньше объектов, тем легче ими управлять. Предел у мозга наступает, когда количество Становится больше чем 7+-2.

Также обстоит дело и с мыслями, одновременно в нашей голове мы можем хранить не более 7+-2 задач, остальное забывается.

Представим ситуацию из жизни

Вам необходимо купить подарок к дню рождения близкого человека;
- Оплатить за интернет, пока не отключили.

Когда вы пришли на работу:

Узнаете, что вам необходимо сегодня подготовить отчет;
- Зашел, коллега попросил скинуть шаблон договора;
- После утренней планерки начальник попросил сделать 3 дела.

Голова уже заполнена, но время не останавливается, вам может позвонить клиент, близкий человек, коллега, может случиться непредвиденная ситуация и т. п. Что происходит в таком случае? Мы что-то забываем . Если мы забудем купить продукты в магазине, то ничего страшного, конечно же, не случится, но ведь можно забыть более важное: Не приехать на важную встречу, принять лекарства и т. д.

К тому же чем больше дел у нас находится в голове, тем хуже становятся наши аналитические способности, т. к. на запоминание информации тратится энергия.

Преимущества записной книжки

Записная книжка - снимает все описанные выше проблемы и имеет следующие преимущества по сравнению с работой по памяти:

1) Записать всегда быстрее, чем запомнить . Например, записать сотовый телефон в 10-100 раз быстрее, чем запомнить. Также и с делами.

2) Экономия энергии . Чтобы не забыть важное, мы часто вспоминаем, на это тратится энергия. Записная книжка снимает эту проблему.

3) Надёжность . Что написано пером - не вырубишь и топором. Любое дело можно забыть, на фоне усталости, эмоций или других дел. Но если задачи записать, то забыть куда сложнее.

Вы можете вести список задач на обычном листке, блокноте, но лучше если это будет записная книжка, т. к. в ней есть календарь. Список задач на день может быть на компьютере или бумажном носителе. Самое главное чтобы он у вас был т. к. это основа для планирования, как фундамент у дома. Если у дома нет фундамента, то максимум, что можно построить - это небольшую одноэтажную конструкцию без отопления из пластика или фанеры. Также и в планировании без списка задач на день или записной книжки, конечно же, можно обойтись, но вы будете сильно ограничены в возможностях.

Самое главное в списке задач или в записной книжке - перечень дел, которые нужно сделать в течение дня. 2-я по важности часть - это календарь, в нем можно посмотреть задачи, которые нужно выполнить в тот или иной день. Поэтому записная книжка предпочтительнее обычного списка, потому что там есть календарь.

2 способ: Работайте со списком задач каждый день

Самое важное при работе с органайзером времени или записной книжкой это работать в соответствии с ранее составленным планом. Для этого регулярно просматривайте записную книжку, чтобы выяснить все ли вы сделали, что запланировали на сегодня. Можно просматривать список после того, как завершите текущее дело. Очень важно заносить в свой органайзер важные дела, которые нужно обязательно сделать сегодня.

3 способ: Сначала записать, потом делать

Если поступает новая задача и она несрочная, то сначала запишите ее в записную книжку и приступайте, только когда до нее дойдет дело. Любые новые задачи кажутся очень важными и мы начинаем браться за все подряд: проверять почту, совершать телефонные звонки и т. д. Но как только вы начнете сначала записывать все входящие дела в записную книжку, то обнаружите, что по соседству с данной записью есть более важные задачи.

Все движения правой части тела контролируются левым полушарием мозга, отвечающим за логику. Когда мы записываем новую задачу правой рукой, то активизируем левое полушарие нашего мозга, отвечающего за логику. Активизация логики при записи правой рукой поможет нам принять более верные решения.

Записывая все дела в записную книжку, перед тем как приступить к работе, вы сможете выполнить в течение дня самые важные дела и сможете противостоять второстепенным задачам, которые постоянно вас отвлекают.

4 способ. Сначала важные, потом срочные задачи

Все запланированные дела следует выполнять в порядке их значимости, а потом уже по времени исполнения. Начиная с самых важных и постепенно переходить к менее значимым. Записывайте в свой план на сегодня дела в порядке их значимости, потом отсортируйте по срочности и начинайте работать с самыми приоритетными.

Например, вам позвонил знакомый поболтать. Звонок по телефону, срочное дело, т. к. телефон звонит прямо сейчас, но может быть неважным. Если у вас есть более значимые задачи, допустим, подготовить отчет по работе, то лучше сначала сделать все более важные задачи, в частности отчет, а потом, если будет время, перезвонить и поговорить со знакомым. Но не наоборот, иначе из-за незначимого звонка, можно не успеть сделать более важное дело.

Важность приоритетнее срочности. За срочные дела следует браться, только если вы контролируете ситуацию и уверенны, что успеете все более важные.

5 способ: Электронный органайзер

Существует огромное количество электронных записных книжек. Электронный ежедневник обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажными:

А. Экономия времени . На электронном ежедневнике не нужно заново переписывать задачи с прошлого дня на текущий, а также с ним можно работать как на компьютере, так и на телефоне или планшете, синхронизуя данные на всех устройствах.

Б. Объемы и скорость : В электронный ежедневник можно очень быстро скопировать большой объем информации для дальнейшей работы. Например: Вы хотите вечером испечь банановый пирог и вам необходим заранее записать, необходимые ингредиенты, перед тем, как вы пойдете в магазин. Если у вас электронный органайзер, то вы можете быстро скопировать весь рецепт из интернета в ежедневник, буквально за считаные секунды. В то же время, чтобы записать от руки на листочке только ингредиенты, вам потребуется больше времени, чем на весь рецепт в электронном виде. А в магазине будет достаточно включить ежедневник в телефоне, чтобы быстро понять, что покупать.

В. Удобство . Обычной записной книжкой неудобно пользоваться в транспорте, магазине, на отдыхе, в этих местах сложно записать и смотреть заметки т. к. бумажный ежедневник большой и нужно 2 руки, чтобы его открыть. А вот электронная записная книжка на телефоне всегда будет с вами, где бы вы ни находились: Транспорт, магазин, улица. Вы можете быстро сделать записи на компьютере, а затем сделать синхронизацию, чтобы эти заметки появились в вашем телефоне за считаные секунды.

6 способ: Планируйте следующий день с вечера

Составляйте план действий на следующий день заранее, лучшее время - это конец рабочего дня, перед тем как вы пойдете домой. Это простое действие поможет вам лучше высыпаться, т. к. часто причиной бессоницы бывает то, что мы вечером перебираем в памяти все важные дела, которые нужно завтра успеть сделать, чтобы не забыть их утром. И именно эти мысли мешают нам расслабиться и спокойно заснуть, но если вы запишите все свои планы, то обеспечите не только спокойный сон, но и вечер.

Помимо этого, когда вы заранее составите план, ваше подсознание будет постоянно всю ночь работать над тем как лучше сделать запланированное. Решение сложных задач может само приходить к вам за завтраком, по дороге на работу или даже среди ночи. Именно утром чаще всего приходят новые идеи и вы будете использовать это время с максимальной пользой, достаточно только написать список дел на следующий день заранее.

Кстати, если у вас есть вопросы, на которые вы хотите получить ответ, то перед тем, как заснуть и закрыть глаза задайте их самому себе, желательно вслух и сразу засыпайте. А утром приготовьтесь сразу записать все мысли, которые могут появиться в момент, когда вы проснетесь или позднее.

7 способ: Планируйте сложные задачи на пик вашей активности

Составляйте план на день так, чтобы работа требующую больших энергозатрат приходилась на пик вашей активности, когда у вас много сил и вы максимально продуктивны. Как правило, пик активности начинается утром, т. к. после сна у вас много сил и свежая голова, но бывает, что пик активности может приходиться и на дневные и даже вечерние часы.

Самыми энергозатратными занятиями являются дела, к которым нет таланта . Как правило, - это те занятия, которые больше всего не хочется делать . Эти дела в тайм-менеджменте называются лягушками, потому что эти задачи неприятно начинать выполнять. В тайм-менеджменте есть правило - начинать день с лягушки , т. е. с неприятного дела. Это правило позволит вам работать эффективнее, т. к. обычно именно утром больше всего сил, а эти силы крайне важны, чтобы сделать самую неприятную работу.

Приведу пример из жизни, у меня технический склад ума, поэтому точные науки такие как: Физика и математика у меня идут без труда, а вот с гуманитарными предметами тяжелее, поэтому, когда я учился в школе, нередко готовился к контрольной по английскому языку утром. Я вставал за 1-2 часа перед школой и учил английский. Именно утром у меня было больше всего энергии, поэтому в это время мне было проще сделать сложную задачу, к которой, у меня было меньше всего таланта. Результаты подготовки превосходили все мои ожидания, я получал отлично или хорошо по предмету, который не нравился.

Самые неприятные задачи планируйте на пик активности, например, наутро и вы увидите, как станете больше успевать и повысится ваша личная эффективность.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)

Подписывайтесь по email Добавляйтесь