Все мы хотим выполнять дела вовремя и быть продуктивными. Но на деле мы откладываем важные дела, а потом ужасаемся от количества пунктов в списке задач - и снова всё откладываем. Автор книги «Новый год прокрастинатора» предлагает метод АБВГД, который позволит расставлять приоритеты.

Отличие метода АБВГД состоит в том, что вы устанавливаете систему ранжирования задач, которые потом систематически прорабатываете. Данный метод отличается от прочих тем, что вы, видимо, принадлежите к тем людям, у кого имеется длинный список задач.

Задачи «А» обязательны к выполнению каждый день . Они похожи на MIT, потому что их невыполнение влечет за собой серьезные негативные последствия. Задачи «Б» - важные, но не считающиеся обязательными на конкретный день. Ими следует заниматься только после выполнения каждого дела из списка «А».

Задачи «В», в принципе, хорошо бы выполнить , но они не связаны с особыми негативными последствиями или жестким графиком.

Задачи «Г» следует делегировать кому-нибудь еще. Они важны, но не требуют вашего прямого вмешательства или действий.

Задачи «Д» нужно вычеркнуть из списка вообще . Именно здесь вступает в силу «правило 80/20». Если в ходе еженедельного или ежемесячного пересмотра вы решаете, что то или иное дело не имеет смысла, просто вычеркните его из своей жизни. А том, какие дела нужно планировать, можно почитать .

Мы часто предаемся прокрастинации, потому что ощущаем себя перегруженными. Но расставляя дела по приоритетам, вы обнаружите, какие из них действительно важны и требуют внимания каждый день. Когда при виде какого-нибудь пункта из списка дел вы ощущаете приближение прокрастинации - это верный признак того, что данный пункт следует вычеркнуть.

Наконец, не забывайте о важности привычки каждого дня. Даже если то или иное дело не является «срочным», оно все же важно для успеха в перспективе.Убедитесь, что такое дело добавлено в список повседневных занятий. Например, моя привычка ежедневных писательских трудов вовсе не столь критична в отношении временных рамок. Но всё же я всегда считаю ее задачей «А», поскольку она по кирпичику закладывает основы всех моих достижений в онлайн-бизнесе. Чтобы писать, я не полагаюсь на принцип «выискивания времени». Вместо этого я каждый день расставляю приоритеты и самолично формирую свое время.

Внедрение привычки

Метод АБВГД особенно эффективен, если применять его ежедневно. Вот простейший способ формирования этой привычки:

1. Каждый вечер уделяйте пять минут привычке расстановки приоритетов. (Можно делать это сразу после того, как вы уделили внимание привычке отслеживания.)

2. Проанализируйте свои проекты и определите, какие из них необходимо выполнить завтра.

3. Запишите все дела и рядом с каждым поставьте нужную букву.

4. Заново запишите задачи в алфавитно-приоритетном порядке на другом листке бумаги.

5. Начинайте каждый день с задач А. Переходите к менее важным делам, только выполнив важные.

6. Проанализируйте свои действия в процессе ежемесячного пересмотра и убедитесь, что вы не занимаетесь вещами, которые можно вычеркнуть или делегировать.

У каждого из нас свои приоритеты. Трудность в том, чтобы разработать систему определения самых важных задач ежедневно. При помощи метода АБВГД вы сможете начинать каждый день, имея четкий список дел, которые нужно выполнить, причем уже расставленных в порядке очередности.

Вряд ли есть кто-то, до кого хотя бы однажды не доходило понимание того, что время – это самый важный ресурс. К тому же, еще и невосполнимый. Поэтому правильное распоряжение временем является таким же залогом успеха в любом начинании, как и требуемые те или иные профессиональные навыки. Но управлять временем иногда не так и просто, особенно, когда на повестке дня стоит несколько задач. Это целая наука, здесь есть свои приемы и методы, опробованные и доказавшие свою эффективность. И они применимы в любой сфере деятельности, разумеется, бизнес не исключение.

В первую очередь, планируя свое время, помните, что здесь, как и везде, действует принцип Парето, то есть 20% процентов вашего времени дает 80% от общего результата. Уже исходя из этого можно строить свои планы и планировать активность. Если же говорить о методах тайм-менеджмента, то к таковым относятся:

Матрица Эйзенхауэра

У вас много дел, но время ограничено. Что в этом случае нужно делать и с чего начинать? Очевидно, с самого приоритетного. Метод ранжирования задач по их важности и срочности приписывают Дуайту Эйзенхауэру, у которого была привычка записывать свои дела с ориентиром на их приоритетность. Таблица, где записаны все дела на определенный промежуток времени названа в его честь и может выглядеть следующим образом.

Разберем, какие именно дела будет относится к соответствующим ячейкам.

Ячейка А: «важные и срочные»
Это те задачи, невыполнение которых существенно будут влиять на положение ваших дел, а также выполнение которых имеет определенный дедлайн. Это может быть, например, встреча с новым клиентом, подача документов в налоговую, доставка срочных заказов. Это дела, выполнение которых обязательно и отсутствует опция выбора. Иначе – крах.

Ячейка Б: «важные, но не срочные»
Такие задачи есть у каждого человека: они могут не вызывать особого напряжения, не требовать много усилий, однако их нельзя забрасывать, иначе они перетекают в разряд важных и срочных. Это задачи, которые ведут вас к стратегической цели бизнеса, поэтому важность их неоспорима, к ним может относится внедрение новых идей для работы, освоение новых продуктов, поиск клиентов с помощью холодных звонков. То есть это процессы фактически непрерывные, и не имеющие срока для выполнения, но если отложить их на потом, то со временем все переносы выйдут вам боком.

Ячейка В: «не важные, но срочные»
Это задачи, от которых невозможно избавиться, они могут возникать каждый день, но не приносить много толку. Это общение с давним клиентом по несущественным запросам, разгребание почты и прочая рутина. Не делать её нельзя, но и ощутимая польза от нее видна не часто.

Ячейка Г: «не важные и не срочные»
Сюда можно вносить всю активность, которая тратит наше время, приносит удовольствие, но вредит делам из всех остальных ячеек, если занимает слишком много времени. Не будет говорит, что время убивать категорически запрещено, но как только теряется чувство меры, то остальные дела страдают.

Главное – не перепутать срочные дела и важные. Зачастую то, что мы должны сделать как можно скорее, на самом деле имеет не много значения и на успех компании в целом не влияет. А вот дела не срочные могут играть роль самую основную.

Майнд карты

О мы уже писали в предыдущих материалах. Это верный способ навести порядок в своей голове. Они часто используются при изучении чего-то нового, генерации идей, но еще и помогут разобрать дела, которые у вас накопились. В майнд-картах вы можете записать все дела на день или на год, связать их по смыслу, распределить по приоритетам и многое другое. При этом никакой жесткой структуры нет, вы можете разработать собственную, какая будет понятна только вам.

Метод швейцарского сыра

Большинство задач можно разбивать на подзадачи, некоторые сложнее, некоторые проще, и иногда оказывается, что для более оперативного решения, их можно закрывать не в логическом порядке. Представьте, что вся задача – это кусок сыра, в котором можно проделывать дырки, решая мелкие подзадачи . Как только вы сделали достаточно количество дырок, то вес всей задачи становится гораздо меньше и покончить с ней будет проще. Например, подготавливая презентацию, вы можете сначала подготовить её план, затем подобрать иллюстрации, сделать один из блоков в середине, а остальное уже становится делом технике, потому что в сыре сделано уже достаточное количество отверстий.

«Съесть лягушку» и метод «АБВГД»

Приступая к выполнению дневных дел, начинайте с самого сложного. Когда вы заканчиваете с задачей, которая больше всего вас беспокоила в начале дня, то вам становится проще решать все остальные, появляется чувство удовлетворения и спокойствия, растет продуктивность при выполнении более простых задач, чего не было, если бы самая неприятная нависала бы над вами весь день.

Если за самую сложную принимать самую важную, то это будет метод «АБВГД» , реализация которого чрезвычайно проста. Запишите все свои дела и возле каждого проставьте буквы от А до Д и дальше по алфавиту, где А – это самая важная задача, которая если не будет сделана, то это принесет наибольшие проблемы вам и вашей фирме. Если таких задач несколько, то промаркируйте их А1, А2 и т.д., внутри этой группы тоже будет своя градации. Постепенно вычеркивая все дела, вы начинаете ускоряться, так как с законченными задачами А-группы, у вас становится меньше насущных проблем.

Для того, что реализовывать эти методы существует ряд удобных . Они помогут систематизировать все ваши дела, делиться ими с коллегами и повышать коллективную продуктивность. Пользуйтесь данными методиками, держите дела под контролем и вы будете успевать намного больше, чем обычно.

Не пропустите:

Публичная библиотеку Канзаса

Это метод организации своего времени, предложенный Б. Трейси.

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно.

Хотите узнать методику?

Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.

После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.
Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями.

Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т.д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Это значит, что не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам тина «А».

Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».

Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А».

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других.

Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того, как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент.

Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1, послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.

Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т.е. задаче А-1, вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

Сейчас же пересмотрите свой перечень дел на день и проставьте буквы А, Б, В, Г или Д напротив каждого из пунктов. Определите для себя задачу А-1 и немедленно приступайте к ее выполнению. Проявите дисциплину, не позволяя себе отвлекаться на другие дела, пока данная работа не будет завершена.

Применяйте метод «АБВГД» каждый день в отношении любого перечня мероприятий, будь то дела на день или проект на следующий месяц.

В итоге вы приобретете привычку постановки и выполнения приоритетных задач, после чего считайте, что будущее вам обеспечено!

Прочитано: 2 004

Кто читал Брайана Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», тот наверняка обратил внимание на простую азбуку планирования. Метод АБВГД. Интересно, что данная схема пересекается с идеями многих великих людей. Уоррен Баффет, Джек Дорси – все они, так или иначе, используют эту методику при достижении своих планов. Может, пора и нам использовать ее более активно?!

АБВГД – метод определения приоритетов

На самом деле все прозрачно и просто. Я даже не удивлюсь, если в обиходе каждого второго планирующего свой день человека, эта схема существует и работает.

Принцип ее будет понятен любому: все дела ранжируются по приоритету и значимости, и каждое занятие получает свою литеру и цифру. Для отражения места в рейтинге текущей занятости.

Теперь с примерами:

• А – откладывать нельзя. Защита проекта, визит к врачу, важный отчет.
• Б – можно выполнить. Текущая работа, несрочные звонки и встречи.
• В – хорошо бы сделать. Кофе попить, например. В магазин зайти. Посплетничать за обедом.
• Г – поручить кому-то. Уборка дома, сбор аналитики для отчета, текущие переговоры.
• Д – удалить. Все неактуальные и незначимые задачи.

Как работать со списком дел АБВГД

Для начала стоит посмотреть, сколько дел получило одинаковую букву. Если несколько, то отметить приоритетность цифрами. А-1, А-2, Б-1, Б-2, Б-3 и т.д.

Пока дело не закончено, новое не начинать!

Если следовать методу АБВГД Брайана Трейси, то получится, что каждый день, месяц, квартал или иной планируемый период будет ориентирован на решение важных, формирующих будущее задач.

«У нас всегда достанет времени, используй мы его правильно»
Иоганн Вольфганг Гете

Переделать все дела невозможно. Пока вы справляетесь с одними, чтобы наконец приступить к тем, что ждут уже день-неделю-месяц, новые уже выстраиваются в очередь за спиной. И так постоянно. Как же быть? Ударно трудиться, надеясь, что когда-нибудь вы все же сумеете справиться со всей работой или …?

На этот и большинство других вопросов можно найти ответы в книге американского автора и бизнес-тренера «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку».

В данной статье мы продолжаем рассказывать о принципах эффективного труда, которые начали описывать в предыдущей части обзора.

Принцип 3й: применяем принцип 80/20 во всех сферах своей жизни

Принцип 80/20 или принцип Парето (по фамилии ученого, который впервые его сформулировал), - это принцип, который гласит, что 80% результата приносят 20% дел. Значит из 10 дел, которые вы совершите, 2 дела принесут в 4 раза больше пользы, нежели оставшиеся 8. Заметьте, выполнение каждого из 10 дел может занимать одинаковое количество времени, а вот результат давать абсолютно разный.

Людей, которые работают сутками напролет не так уж и мало, однако далеко не все они успешны. Почему? Потому что они занимаются не тем чем нужно: они тратят свое время на решение маловажных вопросов, и в результате, заняться действительно важными делами не успевают вообще, либо же уделяют им слишком мало времени.

Не стоит тратить время впустую и выполнять работу, которая не несет в себе почти ничего полезного. Вначале приступайте к наиболее важным делам, делам, которые и будут вашей «лягушкой». «Съешьте» их, и лишь затем начинайте заниматься всеми остальными.

Принцип 4й: думаем о последствиях

«Выдающийся ум отличается от посредственного способностью точно предсказывать последствия совершения чего-либо», - пишет Брайан Трейси. Истинную важность задачи можно определить лишь точно определив ее последствия.

Думайте о своем будущем, мыслите наперед, старайтесь просчитывать свои действия заранее. Учитесь просчитывать свои шаги на 5, 10 и даже 20 лет вперед. Хотите стать успешным - не гонитесь за сиюминутной славой, а работайте на перспективу.

Принцип 5й: помним о методе АБВГД

Метод АБВГД - это метод распределения задач по их приоритетности: от наиболее важных к наименее.

Метод предельно прост: берете список дел и напротив каждого ставите букву А, Б, В, Г или Д. Буквой «А» обозначаете задачу, которая наиболее важна в данный момент, задачу, которую нужно обязательно выполнить. Буквой «Б» - задачу, которую стоило бы выполнить, но невыполнение которой не принесет очень плохих последствий. Буквой «В» - задачи, которые не мешало бы выполнить, и выполнение или невыполнение которых не приведет вообще к никаким последствиям. Буквой «Г» - задачи, которые можно кому-то перепоручить. Сюда стоит относить все дела, которые вместо вас могут выполнить другие. Буквой «Д» - дела, которые вообще можно не выполнять. Например, дела, утратившие актуальность, или дела, которые вам нравятся, однако не приносят никакой пользы.

Если дел под любой из букв оказывается несколько, то к букве следует добавить порядковый номер, например, А1, А2, А3 и т. д. Закончив обозначение необходимо приступать к выполнению задач.

Важно! Выполнять задачи следует в порядке их важности: от А до Д, не нарушая последовательности.

Принцип 6й: уделяем максимум внимания ключевым результатам.

За что вам платят зарплату? Вы точно знаете? Дело в том, что многие работающие люди не в состоянии ответить на этот вопрос. А на самом деле он очень важен. Если вы не знаете, за что вам платят, значит, вы не можете улучшить свои результаты, а следовательно, и добиться повышения заработной платы.

Определив ключевые результаты, стоит оценить свои силы по десятибалльной шкале в каждой из категорий. Найдите свое слабое место и сделайте все, чтобы ликвидировать пробел.

Например, вы определили 7 ключевых категорий. Если хотя бы в одной из них вы будете действовать неэффективно, то это смажет общую картину и не позволит добиться максимума.

Сильные и слабые стороны есть у всех, а потому не бойтесь признавать свое неумение что-либо делать. Все исправимо, главное, не опускать руки и действовать.

Принцип 7й: помните о законе «вынужденной производительности»

«Времени никогда не хватает на все дела, однако на самые важные дела его хватает всегда» , - гласит правило «вынужденной производительности». Это значит, что переделать все дела невозможно, а вот сделать самое важное и нужное (съесть «лягушку») можно всегда.

Наверняка каждый бывал в ситуации, когда времени не было, а очень важное дело «присутствовало». Вы отказывались от него? Ни в коем случае, ведь последствия могли быть крайне негативными. Напротив, вы делали все, чтобы завершить его в срок и в результате, вам это удавалось. Да, было сложно и порою приходилось работать не покладая рук, но… Вы справились и это главное!

Статистика гласит, что среднестатистический работник выполняет 10-30% от той нагрузки, которая ему полагается. Следовательно, если поднапрячься, то для важного дела точно можно найти время.

Определите наиболее важные для вас дела. Подумайте, каким образом вы можете повысить качество их выполнения. Далее решите, что следует сделать прямо сейчас. Какова самая главная «лягушка» на данный момент.

«То, что значит больше, никогда не должно следовать за тем, что значит меньше», - утверждал Гете. Придерживайтесь этого правила.

Принцип 8й: не пренебрегайте предварительной подготовкой

Собираясь приготовить жаркое, вы заранее заботитесь обо всех ингредиентах. Собираясь приступить к поеданию «лягушки» - выполнению важной и значительной задачи, вы точно так же должны готовиться предварительно.

Для начала «избавьте» рабочий стол от лишних предметов - оставьте лишь то, что пригодиться для выполнения основной задачи. Потом позаботьтесь о том, чтобы нужные диски, коды доступа и прочие данные и принадлежности, необходимые для работы, находились в ближайшем доступе. Наконец, сделайте свое рабочее место удобным, например, купите хороший «правильный» стул.

Сделали? Приступайте к работе и помните: за рабочим столом нужно именно трудиться, а не болтать по телефону с друзьями, предаваться мечтам, играть в компьютерные игры и заниматься прочими малополезными занятиями.

Многие принципы, представленные в книге Брайана Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку» далеко не новы - их действенность уже давно осознали опытные специалисты по и личной эффективности. Другие же - напротив, нестандартны и широкому кругу людей неизвестны, так как разработаны и проверены автором лично. Хочется сказать, что и те и другие довольно эффективны, правда лишь в том случае, если делать их частью своей жизни, а не применять изредка.