Главная

11 класс

Эффективные способы повысить свою продуктивность. Единый график работы даже для тех отделов, которые жестко не завязаны на работе с клиентами

Эффективные способы повысить свою продуктивность. Единый график работы даже для тех отделов, которые жестко не завязаны на работе с клиентами

«Каждая новая идея в области повышения продуктивности относится к одной из трёх категорий: оптимизация управления временем, вниманием или энергией», – говорит Крис Бэйли. По его словам, когда мы тратим время понапрасну, мы просто постоянно откладываем дела. Если же мы не можем сосредоточить своё внимание, значит мы отвлекаемся. А без энергии мы устаём и выгораем. Описанные автором приёмы позволяют управлять всеми тремя компонентами продуктивности.

1. Определяем мотивацию

Автор уверен, что самое главное в процессе повышения своей продуктивности – это понимание своей мотивации, которая, кстати, должна быть мощной, чтобы не дать вам откатиться назад. Возможно, что некоторые изменения вам и не нужны, поэтому мотивы надо ещё и ставить под сомнение. Крис Бэйли предлагает читателям одно простое задание на выявление своих ценностей – оно состоит из ответов на два вопроса:

Представьте себе, что в результате применения рекомендаций, предлагаемых в этой книге, у вас появляются два свободных часа каждый день. Как вы используете это время? Какие новые проекты начнете? На какие существующие проекты будете тратить больше времени?
Когда вы взяли в руки эту книгу, какие цели в области продуктивности вы ставили перед собой? Какие новые привычки или ритуалы хотели выработать?

2. Составляем список критически важных задач

Нельзя повысить свою эффективность, если не определить для себя дела, выполнение которых будет иметь максимальный эффект. Другими словами, важна не только интенсивность действий, но и их рациональность. Не все задачи равноценны. «Производительность заключается не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы делать «правильные» дела», – считает Бэйли.

Он советует провести инвентаризацию своих дел, для этого нужно:

Составить список всех своих обязанностей на работе.
Спросить себя: «Если бы было возможно ежедневно выполнять лишь один пункт из этого списка, то какой из пунктов позволил бы достичь наилучших результатов за то же количество времени»?
Задать себе вопрос: «Если бы нужно было выполнить ещё два пункта из списка, то какие еще два дела позволяют достичь наилучших результатов за то же время»?

3. Следуем «правилу трёх»

По опыту автора, очень эффективно в начале каждого дня выделять три основных дела, которые должны быть выполнены к его окончанию. Они и должны оставаться всегда в фокусе вашего внимания. Так же стоит начинать и каждую рабочую неделю. По этому же принципу можно планировать личное время.

Дело в том, что наш мозг приспособлен мыслить «тройками» – начало, середина, конец или золотая, серебряная и бронзовая медали, Три медведя, Три мушкетёра и т.д. Поэтому, придя на работу, первым делом нужно мысленно перенестись в конец дня и спросить себя, какие три дела я хотел бы видеть выполненными к завершению рабочего процесса.

4. Наблюдаем за своим биологическим пиком

Бэйли призывает читателей понаблюдать за уровнем своей энергии, как он меняется в течение дня, в какие часы наблюдается спад, а в какие, наоборот, подъём. Это позволит определить, в какое время стоит решать наиболее важные и сложные задачи, а когда будет лучше заняться текучкой. Только на период исследования нужно отказаться от таких стимуляторов как кофе, сахар и алкоголь.

Также стоит начать вести журнал использования времени, в котором записывать, чем вы занимаетесь каждый час, чтобы обнаружить, на какие дела вы тратите время непродуктивно, на что отвлекаетесь.

5. Ищем подход к неприятным делам

Человек склонен откладывать всё самое сложное и срочное на потом, это называется прокрастинацией. Вот и Крис Бэйли в течение одной недели провёл шесть часов, откладывая то, что намеревался сделать.

Чтобы отключить спусковые механизмы прокрастинации необходимо постараться повысить для себя привлекательность задачи. Для начала нужно понять, какие её негативные триггеры включились, к таковым относятся скучность выполнения цели, рутинность, сложность, отсутствие удовлетворения. А потом постараться найти позитивные стороны. Например, если вам нужно заполнить налоговую декларацию, то можно подумать о размере налогового возмещения и на что можно будет его потратить.

Кроме того, будет полезно составить список резервных дел – в качестве альтернативы, и негативных последствий от невыполнения задачи. Или же просто взяться за дело. «Попробуйте установить таймер всего на 15 минут, после чего позвольте себе остановиться и заняться чем-нибудь другим. Если через 15 минут работы вы чувствуете, что можете продолжать, – продолжайте», – пишет Бэйли.

6. Отправляем письмо себе в будущее

Чаще всего мы воспринимаем себя в будущем как чужого человека, поэтому нам проще переложить на него все неприятные дела, другими словами – отложить на завтра.

Избавиться от этого можно, познакомившись с будущим собой, для этого автор предлагает:

создать память о себе в будущем, представив себя тем человеком, который вовремя выполнил все нужные задачи;
написать и отправить себе письмо в будущее;
воспользоваться приложением, которое показывает, как вы будете выглядеть через много лет, например, AgingBooth.

7. Отключаем интернет на максимально возможное время

«Самый лучший способ минимизировать потери времени, который мне удалось найти, очень прост: интернет надо просто отключать, когда мы работаем над трудными или неприятными задачами», – делится Бэйли.

Это поможет противостоять искушению отвлекаться на малоэффективные дела – электронную почту, мессенджеры и соцсети.

8. Переходим от тайм-менеджмента к экономике знаний

Управление временем должно уступить место управлению вниманием и энергией, говорит автор. Поэтому перед составлением плана на день надо понять, на какое количество внимания и энергии в этот день можно рассчитывать и чего нужно достичь.

9. Отводим на важные дела меньше времени

Или работаем меньше. Всё дело в том, что чем больше часов мы трудимся сегодня, тем меньше можем концентрироваться и восстанавливать энергию.

В ходе эксперимента Крис Бэйли выяснил, что при 90-часовой работе в неделю он смог сделать ненамного больше, чем при 20-часовой. Просто, когда у вас мало времени для выполнения задачи, вам требуется прилагать больше усилий и внимания, чтобы успеть её сделать.

Идеальная продолжительность недельного рабочего процесса – 35 или 40 часов. «Мой любимый способ – установить таймер на телефоне на половину времени, которое, по моему мнению, должно занять выполнение определённого дела. Если я думаю, что понадобится четыре часа, чтобы подготовить важную презентацию, я буду планировать на неё только два», – раскрывает свой секрет автор.

10. Разумно тратим время биологического пика

Концентрироваться на самых важных делах, нужно не тогда, когда у вас больше для этого времени, а в периоды биологического пика.

«Зайдите в Outlook, iCal, Google Calendar или любой другой календарь, которым вы пользуетесь, и на несколько недель зарезервируйте интервалы времени, когда наступает ваш биологический пик. Убедитесь, что вы установили напоминания за 30 и 15 минут до начала биологического пика, и используйте их как сигнал, что пора приступать к серьёзной работе», – советует Крис своим читателям.

11. Устанавливаем день технического обслуживания

Определение дня или специально отведённого времени для всех хозяйственных дел, таких как поход в магазин, уборка, стрижка, и технических задач позволяют высвободить дополнительные ресурсы внимания и энергии на более важные нужды.

12. Уменьшаем количество дел

Автор призывает максимально упрощать процесс работы и план на день, чтобы оставалось как можно больше открытого времени в графике. Это позволит гибко реагировать на изменения ситуации, например, на колебания способности концентрировать внимание.

13. Сжимаем неважное

У основных дел всегда есть вспомогательные с низкой отдачей, которые нужно стремиться сжать. Сделать это не так сложно – требуется измерить количество затрачиваемого на них времени и внимания и сократить их с помощи установки лимита. Например, можно выделить только несколько промежутков по 30 минут для работы с электронной почтой или совершить все необходимые звонки за один раз.

14. Устраняем рутинные дела

Рутинные дела можно и нужно делегировать другим. «Если вы хотите поднять ставки ещё больше, призываю вас также: сделать завтра сознательное усилие и сказать «нет» пяти делам независимо от того, крупные они или не очень; подумать об обязательствах и обязанностях, выполнение которых обрекает вас на дела с низкой отдачей, и задать себе вопрос: действительно ли они являются настолько ценными для меня? Может быть, стоит отказаться от некоторых из них?», – делится Крис Бэйли.

15. Записываем идеи

Бэйли приводит слова автора книги «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена: «Голова предназначена не для хранения, а для генерирования идей». Для повышения своей организованности список незавершённых задач и новые идеи лучше записывать в блокноте, на компьютере или смартфоне.

16. Составляем список «горячих точек»

Раз в неделю полезно просматривать все свои записи, проекты, обязательства и проделанную работу с высоты птичьего полёта. Можно составить перечень «горячих точек» в семи областях:

интеллект
эмоции
карьера
финансы
отношения
развлечения

Просканировав этот список, можно выписать из него задачи, которыми нужно заняться на предстоящей неделе. «Увидев пометку «стоматолог», относящуюся к «горячей точке» «тело», я вспоминаю, что давно не был у стоматолога и записываюсь к нему на приём», – приводит пример автор.

17. Разрешаем мыслям уходить в блуждающий режим

Нужно хотя бы по 15 минут в день позволят своему сознанию блуждать, путешествовать и мечтать. «Вас поразит, какие мысли могут прийти к вам», – восклицает Бэйли. По его словам, он предпочитает установить на это время таймер и засесть в тихом месте с ручкой и блокнотом.

18. Тренируем внимание

Один час работы полностью сконцентрированным равняется двум-трём часам выполнения задания, сфокусировавшись на нём наполовину. Внимание состоит из трёх компонентов, которые нужно тренировать:

центральный исполнительный компонент – ваш мыслящий и планирующий мозг;
концентрация: сужение фокуса внимания;
осознанность.

Каждый раз, прерывая работу, нужно записывать этот случай в блокнот, чтобы определить отвлекающие факторы и минимизировать их в будущем.

19. Отключаем уведомления

20. Включаем однозадачный режим

Нельзя делать несколько дел одновременно, это снижает продуктивность, хотя и создаёт иллюзию обратного.

«Независимо о того, что вы решили – сфокусировать всё внимание на работе, телефонном звонке, разговоре, книге или процессе приёма пищи, в течение 15-30 минут сосредоточьтесь только на этом», – говорит Бэйли.

21. Медитируем

Однозадачный режим, по сути, представляет собой состояние полной осознанности, достичь которого позволяет медитация – упражнение на концентрацию внимания. Автор рекомендует установить таймер, для начала достаточно и пяти минут, и просто наблюдать за своим дыхательным ритмом, каждый раз возвращая к нему внимание, которое обязательно будет пытаться блуждать.

22. Пополняем энергию

Наши силы зависят от питания. Бэйли выделяет два правила, следование которым поможет чувствовать себя энергичнее:

Есть больше необработанных продуктов.
Отслеживать момент, когда вы уже наелись, и прекращать есть.

23. Пьём больше воды и меньше сахаросодержащих напитков

Повысить уровень энергии может вода. Нужно пить её как можно больше. И отказаться при этом от кофеина, алкоголя и сахаросодержащих напитков. Можно сокращать их количество постепенно.

24. Занимаемся спортом

Конечно же, ещё один приём увеличить свою энергию – это делать физические упражнения, особенно аэробные: ходить, бегать, заниматься на эллиптическом тренажёре хотя бы по 15 минут.

25. Высыпаемся

«Помните: недосыпая один час, вы теряете, по крайней мере, два часа продуктивности», – говорит Крис Бэйли. Он советует выбрать и всегда придерживаться разумного времени отхода ко сну.

Эта статья будет особенно полезна людям, которые крутятся как белка в колесе, но при этом эффективность их деятельности минимальна, также будет полезна тем, кто склонен оттягивать выполнение не очень интересных обязанностей.

Какие-то советы, быть может, вам покажутся не подходящими (все индивидуально) или уже знакомыми, другие вы найдете интересными и возьмете на вооружение.

Как повысить продуктивность деятельности и успевать сделать все, что запланировал? Как сосредоточиться на работе и занимаясь делом не отвлекаться по пустякам? Как наконец приступить к выполнения давно стоящих перед нами задач?

Как повысить продуктивность деятельности

ПЛАНИРУЙТЕ СВОЕ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

Прежде всего, надо превратить в привычку планирование рабочего дня , сделать это ежедневным ритуалом. Как это влияет на продуктивность работы?

Во-первых, это упрощает запоминание. Вы не упустите из виду как важные, так и второстепенные дела, достаточно будет заглянуть в блокнот или ежедневник онлайн . Ученые доказали, что, если вы постоянно думаете о том, как бы что-то не забыть, вы забудете гораздо больше, чем если бы просто делали свое дело и не грузили себя по поводу плохой памяти . Тем более если вы будите записывать то, что надо сделать ни одно дело не останется незамеченным.

Во-вторых, планирование рабочего времени устанавливает приоритеты. Знать, в каком порядке надо действовать, очень важно. Одни дела могут подождать, когда другие требуют их немедленного выполнения.

Ну и в-третьих, когда мы планируем свое время, времени становиться больше – это одно из основных правил высокой продуктивности.

БЕЗ ПРОМЕДЛЕНИЯ

Чем раньше вы начнете действовать, тем лучше. и тон всего вашего дня задаются в первые несколько его часов.

ПОЛУЧАЙТЕ УДОВОЛЬСТВИЕ ОТ ТОГО, ЧТО ДЕЛАЕТЕ

Как банально бы это не звучало, но это факт – высокая продуктивность деятельности зависит от того с каким настроением вы подходите к выполнению задач. Делать то, что тебе нравиться – самый основной секрет продуктивной работы! Понятно, что часто мы вынуждены заниматься чем-то, что нам не интересно и не нравиться, и это неизбежно, но в любом процессе можно найти какие-то положительные стороны.

Продуктивность работы при выполнении сложных и не любимых дел может зависеть от самомотивации. Да порой трудно сделать, что-то опостылевшее, но дело тут же начинает идти, как только мы вспоминаем цели, к исполнению которых нас ведет выполнение этих задач.

ЯСНОСТЬ ЦЕЛИ

Во время работы, вы должны четко и ясно видеть и понимать каждый свой последующий шаг и также четко представлять конечный итог ваших трудов.

Если вы работаете дома то наверняка с вами случалось такое – вставали не совсем определившись с задачами, включали компьютер и приступили к «работе». После пары часов просмотра новостных сайтов (ну или иных, других) понимаете, что не сдвинулись с места. Это наглядный пример для высказывания – «Если нет цели, не делаешь ничего ».

ОТДЫХАЙТЕ

Продуктивность деятельности будет выше, если периодически вы будете находить время на отдых. Здесь речь идет как о коротких перерывах в течении рабочего дня, так и о выходных (многие берут работу на дом) и периоде отпуска.

Отдых, чередующийся с работой, дает бодрость, энтузиазм, позволяет нам снова и снова возвращаться к работе посвежевшими и с зарядом новой энергии. Особенно эффективно отдыхать помогают такие средства, как смена деятельности, занятие спортом, да и обычный массаж дома отлично помогает, только лучше купить массажный стол, например, на www.mstol.ru , ну или можно посетить хороший релах-салон.

Высыпайтесь! Недосыпание и нехваткой снаведет к неадекватному восприятию реальности и понижает эффективность деятельности.

Если у вас сидячая работа – чаще отрывайтесь от стула, если работа связана еще и с компьютером – не забывайте о зарядке для глаз, если у вас умственная работа – разбавьте ее небольшими физическими нагрузками. Все это, безусловно, скажется на продуктивности вашей деятельности.

НЕ ОТВЛЕКАЙТЕСЬ НА МЕЛОЧИ

Раз уж вы занялись делом, позаботьтесь свести возможные отвлекающие моменты к минимуму. Это значит, никаких внешних раздражителей и ни каких перерывов в работе по пустякам (я не имею ввиду необходимые перерывы, о которых упомянул раньше). Если вы будете курить через каждые полчаса, каждый час проверять электронную почту, отвечать на телефонные звонки и при этом еще общаться в чате это плохо скажется на продуктивности вашей деятельности. Кроме того что вы теряете время, отвлекаясь пусть даже на 5-10 минут у вас еще уходит какое-то время на то, чтобы восстановить прежний темп работы.

Решив продуктивно поработать, лучше заранее предупредить тех, кто может вас отвлечь в данный период времени. Если у вас удаленная работа, и вы трудитесь дома, скажите своим домочадцам обращаться к вам только по большой необходимости. Если вы работаете в офисе можно закрыть дверь в свой кабинет, а если это невозможно наденьте наушники и включите музыку (конечно если она вас не отвлекает, но об этом ниже), ну или предупредите – «Я работаю!». Не стоит ни кого обвинить в недостаточной продуктивности своего труда, вы сами создаете себе препятствия. Если окружающие не уважают и не ценят ваше время, то только потому, что ваше молчание им это позволяет.

ДЕЛИТЕ РАБОТУ НА ЭТАПЫ

Продуктивная деятельность во многом зависит от сроков, которые вы отводите тому или иному делу. На выполнение конкретной работы следует отводить определенный промежуток времени, ставьте себе мини-цели. Можете даже поставить таймер, ограничив себя лимитом времени.

Можно вначале выполнить самую сложную или неприятную работу, а после взяться за то, что вам нравится. По сравнению с тем, что вы сделали, все остальное вам покажется легко выполнимым и это подстегнет на дальнейшие действия. А можно поступить с точностью наоборот, сделать что-то легкое и приятное, это позволит войти в рабочий ритм, а после и горы по плечо. Кому что подходит.

Большие и долгосрочные проекты лучше делить на этапы поменьше, тогда эти проекты кажутся более управляемыми, плюс это дает возможность оценить работу, которая уже сделана, пусть до ее полного завершения еще долгий путь.

Справится с работой, которую вы постоянно откладываете, вы сможете, если заставите себя поработать какие-нибудь 20-30 минут (или убедите, сказав – «Это займет всего полчаса, за это время я хоть что-то сделаю »). Если она вас чем-то пугала, за это время вы поймете, что не все так страшно, ведь известно – глаза боятся, а руки делают. И начав, вам возможно захочется доделать все до конца.

Причиной снижения продуктивности может быть одновременная занятость несколькими делами. Сосредоточьтесь на чем-то одном.

ВАМ ПОМОЖЕТ МУЗЫКА

«Музыка воодушевляет, способствует полету воображения, снабжает душу крыльями, музыка придает жизнь и веселье всему существующему, она побуждает нас красноречиво мыслить …» Платон

Некоторых людей заставляют собраться звуки музыки. Согласно исследованиям, проведенным английскими учеными, продуктивность работы людей, которые слушают классическую музыку и заняты делом, выше, чем у людей, работающих в тишине. В прочем идеальный рецепт здесь подобрать сложно – мало того, что музыкальные предпочтения у всех разные (кого-то может вдохновлять и стимулировать хеви-метал), еще и действует музыка на всех по-разному. В любом случае не сложно проверить – мешает ли вам музыка во время работы или помогает.

НАВЕДИТЕ ПОРЯДОК

Обратите внимание на свое рабочее место. Захламленный рабочий стол не способствует продуктивной работе, он только отвлекает и раздражает своей награможденностью. Разгрузите его, уберите все лишнее и ненужное, а то что необходимо аккуратно разложите по местам.

ДЕЛУ ВРЕМЯ

Необходимо учитывать момент, что у каждого человека есть пик активности – это то время, когда вы может сделать свою работу с меньшей потерей энергии и наиболее качественно. Вы даже можете не знать, какой период дня для вас наиболее продуктивен. Чтобы определить эти часы (максимально продуктивные именно для вас) пробуйте работать в разное время.

Так же бывают дни, когда вдохновение накрывает с головой, надо пользоваться моментом и делать в такие дни как можно больше – сверх нормы.

Эти простые советы помогут вам увеличить производительность своего труда, все они проверены временем и чрезвычайно эффективны! И помните, чем продуктивнее вы будете работать, тем больше у вас останется времени на хобби, отдых и близких людей.

P.S. В этой статье ни слово не было сказано о лени, по тому что это отдельная тема – Как бороться с ленью.

Поток электронных писем не прекращается? Facebook и ВКонтакте бесконечно присылают оповещения о новых сообщениях? Любимый новостной ресурс подготовил рассылку самых интересных материалов, которая появляется всплывающим окном в браузере? В коридоре кто-то говорит по телефону, и вам кажется, что вы знаете каждую подробность этой семейной драмы? Коллега дышит слишком громко?

Отвлекающих факторов, которые в той или иной степени мешают вам работать, бесконечное множество. Одни из них объективны, другие субъективны, но с ними, тем не менее, можно и нужно бороться. Ниже - сразу пять способов, которые настолько просты, что их определенно стоит попробовать. Готовы спорить, по крайней мере один из них вам подойдет.

Слушайте правильную музыку

Силу музыки сложно переоценить, и в данном случае она также играет важную роль. Оказывается, тип песен, которые вы слушаете в течение рабочего дня, может ускорить или, напротив, снизить ваш коэффициент полезного действия. Исследование 2016 года, опубликованное в Journal of Organizational Behavior, позволило доказать, что люди, которые слушали южнокорейскую группу Brown-Eyed Girl, а также треки Walking On Sunshine группы Katrina and the Waves и Yellow Submarine легендарной ливерпульской четверки, были более склонны к сотрудничеству с коллегами и находились в приятном расположении духа на протяжении всего дня.

В то же время те, кто слушал депрессивную музыку (в данном исследовании - тяжелый металл), оказались не расположены к коллективному решению задач. Интересно, что настроение той группы, которая в рамках исследования обходилась без музыкального сопровождения, не менялось, но и увеличения производительности отмечено не было.

Принесите с собой свитер

Замерзли? Это может серьезно повлиять на работу. Результаты одного японского исследования говорят о том, что «термическое удовлетворение» (то есть, когда вы можете сказать, что температура в комнате максимально комфортна, и вы не хотели бы, чтобы она была теплее или холоднее), - важный фактор продуктивности. В ходе экспериментов те их участники, которые не были удовлетворены текущей температурой, чаще не завершали поставленные задачи, нежели те, кого «климатические условия» более чем устраивали. И это отличный повод всегда держать в офисе теплый свитер, шарф или плед.

Включите настольную лампу

Если ваша работа требует предельной концентрации, то флуоресцентные лампы могут вам в этом помочь. Японские ученые, исследовавшие концентрацию, пришли к выводу, что в различных условиях освещенности она неодинакова. Так, они обнаружили, что дополнительное освещение - например, настольная лампа - повышает концентрацию на текущих задачах как минимум на 5%. В отличие от потолочной лампы, которая не дает того же эффекта. Хотите выполнить работу быстро и качественно, не отвлекаясь на посторонние шумы? Включите направленный свет - и приступайте.

Составьте список дел

Специалисты Колумбийского университета обследовали 258 человек и обнаружили, что те, кто постоянно занят, более мотивированы на выполнение задач, чем те, кто устраивает себе «минутки лени» (которые, как мы отлично знаем, очень легко и даже как-то незаметно превращаются в часы). Эти же ученые выяснили, что список задач помогает более эффективно планировать время, и если не соблюдать сроки, то стараться их придерживаться, что также увеличивает эффективность работы в целом. Так что найдите пару минут в начале дня, чтобы составить список дел, и вы заметите, что в итоге сможете выполнять даже больше, чем запланировали.

Создайте природу вокруг себя

Когда исследователи в Мичигане проверили эффекты индустриальных и естественных условий окружающей среды на продуктивность человека, они обнаружили, что работа на природе позволяла участникам научного эксперимента максимально сосредоточиться. Таким образом, постарайтесь окружить себя природой, даже если вы весь день вынуждены находиться в офисе. Например, поставьте на заставку монитора лесной пейзаж или купите небольшое деревце, которое можно поставить на стол и любоваться на него в качестве эмоциональной разгрузки. Кстати, прогулка в течение 15-30 минут тоже считается: она не только позволяет увеличить производительность, но и становится своего рода «перезагрузкой», после которой вы сможете приступить к задачам с новыми силами.

Перевод

Сколько часов в неделю вы тратите на работу? Около 40, не так ли? А как вы думаете, что будет, если работать 90 часов в неделю?

Автор сайта a Year of Productivity Chris Bailey решил провести такой эксперимент. К чему это привело? Читайте о 10 уроках, которые он извлек, в нашем переводе его статьи.

В среднем, люди работают примерно по 40 часов в неделю или больше.

На поверхности лежит два решения этой проблемы:

1. Продолжайте работать 40 часов в неделю и не добивайтесь успеха.
2. Работайте более 40 часов в неделю и попытайтесь увеличить производительность.

Однако на практике этот выбор непрост. Даже несмотря на то, что кажется, что работа в течение долгого времени позволит справиться с большим количеством задач, это очевидно, неправильное рассуждение: не потому что у вас будет меньше времени на отдых и восстановление, а потому что в долгосрочной перспективе производительность труда существенно снизится. Это было доказано много раз, поэтому тезис совершенно очевиден.

Я считаю себя человеком с высокой продуктивностью, даже несмотря на то, что однажды бездельничал целую неделю. Но сейчас даже не могу вспомнить, когда я был настолько же непроизводительным, как работая 90 часов в неделю.

В феврале у меня была альтернатива: работать 90 часов в неделю, чтобы на следующей работать только 20 часов. Я хотел посмотреть, как экстремальная работа скажется на моей продуктивности. Далее – 10 важнейших уроков, которые я извлек во время эксперимента.

1. Многочасовая работа увеличит вашу производительность, но лишь в краткосрочной перспективе.

Это, пожалуй, важнейший урок, который я для себя вынес: можно добиться больше, трудясь ненормировано, но это продлится недолго.

В долгосрочной перспективе многочасовая работа приводит к большей прокрастинации и меньшей производительности. Именно по этой причине вы начинаете делать меньше, даже не всегда осознавая это.

Фактически, после 40-часовой рабочей недели, как показало исследование, предельная производительность начинает снижаться, пока «работа в течение восьми 60-часовых рабочих недель не сравняется с продуктивностью восьми 40-часовых рабочих недель». А если мы будем работать 70 или 80 часов за 7 дней, точка безубыточности будет достигнута уже на третьей неделе.

Когда я работал 90 часов в неделю, мне многое удавалось сделать, но лишь на протяжении первых дней недели; после чего у меня не было времени или эмоциональных сил на восстановление, так что моя продуктивность действительно упала. Я убедился, что сон и посещение тренажёрного зала каждое утро помогают мне восстановить энергию, но она всё равно снижалась к среде-четвергу.

Легко обмануть себя в том, что долгая рабочая неделя сделает тебя более продуктивным, в конце концов, так и происходит, но недолго. Но лично я считаю, что есть фундаментальные лимиты общей производительности, и преодолеть их можно, если трудиться умнее, а не больше.

Большинство исследований показывают, что оптимальное количество часов, которое нужно работать в течение недели – около 40. После своего эксперимента, я склонен этому верить.

2. Если вы всё время заняты, это не значит, что у вас высокая продуктивность.

Есть большая разница между занятостью и продуктивностью, но её порой очень трудно уловить.

С моей точки зрения, продуктивность никак не зависит от того, сколько вы работаете; она зависит от того, сколько дел вы доводите до конца. Так, можно начать выполнять множество задач и ни одной из них не завершить в течение недели. К примеру, если у вас 60-часовая рабочая неделя, но вы всё время общаетесь с сослуживцами, проверяете почту, выполняете второстепенные задачи целый день, вы будете куда менее производительным, чем человек, работающий 30 часов в неделю, но реально вовлечённый в важные процессы.

Продуктивность – это не то, сколько вы работаете в течение дня, а то, сколько вы делаете.

3. Ощущение продуктивности не означает ее наличие.

Даже если вы чувствуете, что у вас высокая продуктивность, это не значит, что это так. На самом деле, иногда все обстоит с точностью до наоборот:
Когда вы трудитесь в многозадачном режиме, вы чувствуете себя более продуктивным, чем когда занимаетесь одним делом, однако исследования подтверждают снова и снова – это не так;
Когда вы употребляете кофеин, вы чувствуете себя более продуктивным, так как кофе воздействует на мозг. Однако тело привыкает к кофеину, и это вещество может снизить вашу продуктивность в решении креативных задач;
Вы чувствуете себя более продуктивным, проверяя электронную почту 10 раз в час, вместо подготовки отчёта, потому что получаете фидбэк. Но ведь вам не платят за просмотр почты, а платят за работу и достижение определенных результатов.

То же самое касается и постоянной переработки. Я думаю, что труд на протяжении долгих часов заставляет чувствовать себя более продуктивным, и вы чувствуете себя менее виноватым из-за того, что не успеваете выполнить всю работу вовремя.

4. Планируйте свое время, когда вы не заняты работой.

Я полагаю, что планирование времени, когда вы не заняты работой, позволяет более эффективно решить вопрос о качестве труда, что позволяет работать умнее, но необязательно больше. В качестве простого примера, если вы работаете бухгалтером, можно занять себя на весь день заточкой карандашей (или современный эквивалент – проверкой почты), или вы можете подумать, ненадолго абстрагировавшись от рутины, и понять, что именно принесёт лучший результат, и затем заниматься именно этой работой.

Интеллектуальная деятельность делает нас более творческими, сконцентрированными, энергичными, потому что позволяет увидеть работу с высоты птичьего полёта. Она позволяет увидеть, что вам нужно делать иначе, чтобы достичь большего за меньшее время. И хотя вы можете почувствовать себя менее продуктивным, но, как в примере с однозадачностью, вы добьётесь большего успеха.

Когда я заставлял себя работать 90 часов в неделю, я постоянно замечал, что работаю с меньшей отдачей, занимаясь ерундой, но при этом не достигаю значительных результатов в конце дня: всё это я заметил после того, как проанализировал свою работу через неделю после окончания эксперимента.

5. Каждая минута, посвященная планированию, сэкономит 5 минут работы.

Вот моя любимая цитата о продуктивности от Брайана Трейси:

«Каждая минута, посвященная планированию, экономит 10 минут работы».

Я бы поспорил насчёт 10 минут (думаю, немного меньше), но принцип совершенно правильный.

Когда всё, чем вы занимаетесь – это работа, и вы никогда не уделяете время планированию, сложно работать по-умному. Даже если вы всегда трудитесь больше остальных, не работая по-умному, не выполняя сверхсложных задач, вы никогда не достигнете уровня производительности других людей, которые могут трудиться вполовину меньше, но достигать таких же результатов.

Когда вы прервете работу и спланируете свою деятельность, то станете более сфокусированным, сможете направить своё время и энергию на несколько концентрированных целей, добиваясь большей производительности.

6. Чтобы добиться большего за меньшее время, ставьте в плане ограниченные сроки на выполнение задач.

Выделение ограниченного количества времени на выполнение задач – прямая дорога к повышению производительности. Хотите успеть больше? Тратьте больше энергии на выполнение задач.

Мой любимый путь – выделение меньшего количества времени на задачи, с которыми мне нужно справиться.

Чем меньше дней (часов) отведено по плану на выполнение задачи, тем больше вы подгоняете себя, тратите больше времени для выполнения работы. И наоборот, если времени много, то человек может дольше принимать решения, сидеть без дела.

В процессе эксперимента у меня была альтернатива: работать 90 часов одну неделю, а следующую – только 20 часов.

Забавно, но когда у меня было только 20 часов на 40-часовые задачи, я находил пути сделать больше за меньшее время. Так как у меня было намного меньше времени, чем требовалось, приходилось задействовать всю энергию ради достижения цели.

Чем больше нужно сделать, тем больше времени, казалось бы, нужно тратить на работу. Это то, что понимают все люди, и то, что, на первый взгляд, кажется правильным. Но, как показал мой опыт, чем меньше времени вы отводите на задачу, тем больше вы сделаете за этот ограниченный срок.

7. Заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы.

Как сказал Брайан Трэйси, автор фантастической книги «Съешь эту лягушку», «если вы хотите оставаться счастливым и иметь высокую производительность, заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы». Например, когда нужно многое сделать, и вы спите всего пару часов, уровень производительности снизится. Но если вы пораньше ляжете в кровать и выспитесь, то сможете быстрее справиться со своими задачами.

Энергия – это топливо, которое вы сжигаете на протяжении всего дня, чтобы справиться с работой, и во время эксперимента я избавился от многих вещей, которые заряжали меня энергией, просто потому что у меня на них не было времени. А если вы хотите делать большее за меньший период времени, о восполнении энергии нужно думать особенно тщательно.

8. Переработка опустошит запас силы воли.

Каждый раз, заставляя себя работать, когда не хочется, вы используете немного силы воли – ментального ресурса, который может истечь.

Заставляя себя работать 90 часов в неделю, я потратил огромное количество ментальных ресурсов, больше, чем при проведении каких-либо других экспериментов. Это привело к целому ряду негативных последствий:
Я откладывал важные дела чаще, чем когда-либо раньше: иногда на 3-4 часа;
Моя продуктивность упала в среду и четверг моей 90-часовой рабочей недели, при этом мозг просто отказывался выполнять свою работу;
Я понял, что концентрируюсь на второстепенных, дурацких задачах (проверка Google Analytics, Твиттера, электронной почты) вместо реальной работы.

Вы можете не заставлять себя работать 90 часов, но каждый раз, вынуждая себя работать больше, чем нужно, вы истощаете свои запасы силы воли, что вступает в конфронтацию с энергией и мотивацией, основными составляющими продуктивности.

9. Одна из худших (и наименее продуктивных) вещей, которые вы можете сделать – это быть нечестным с самим собой.

Вопрос, о котором мне часто хочется написать на своём сайте, – необходимость быть честным с самим собой, потому что любая тактика продуктивности становится бесполезной, если вы сами себе врёте. Например:
Делаете ли вы то, что нужно делать или просто переносите на потом?
Вы ставите себе высокие цели, а затем бросаете их через несколько недель, или разбиваете на несколько этапов и все-таки выполняете?
Вы пробуждаетесь с первого раза вместе с будильником или переставляете его 5 раз, прежде чем поднимаетесь с кровати?
Слушаете или вы свой мозг, когда он говорит, что устал от работы и хочет отдохнуть?
Вы проводите несколько часов напротив телевизора, а потом пытаетесь понять, куда ушло время?

На протяжении эксперимента, чем больше я давил на себя, стремясь быть продуктивным, тем менее честным я был с собой. Я пытался усыпить свою бдительность, стремясь быть продуктивным, когда у меня не было сил, что заставляло меня откладывать дела, искать оправдания сделать сегодня меньше. Вместо того, чтобы быть честным с собой и думать, сколько энергии я потратил, я слишком сильно давил на себя, и это уменьшило мою продуктивность.

10. В жизни есть более важные вещи, чем продуктивность.

Вне всяких сомнений, каждая секунда работы – это секунда, которую вы не потратили на что-нибудь менее важное, но более любимое.

Когда я проводил немного времени со своей девушкой, работая 90 часов в неделю, я чувствовал себя гораздо лучше. Есть дела в списке обязательств – важные, но несрочные, и от них мы чаще всего отказываемся в условиях высокой занятости. Я с этим сталкиваюсь столько же, сколько и другие люди.

Когда вы перерабатываете, это лишнее время, которое нужно откуда-то взять, заставляет отказываться от простых вещей, которые дарят энергию (например, времяпрепровождение с любимыми). Как только вы перестаёте тратить время на вещи для души, вы начинаете заведомо проигрышную битву, становитесь раздражительным и менее продуктивным.

В частности, работа много часов подряд продемонстрировала, что по производительности она не отличается от 40-часовой рабочей недели (особенно в долгосрочной перспективе).

Важная вещь, которую можно сделать для продуктивности – это грамотно распланировать свою деятельность. Это поможет восполнить энергию, работать умнее, находить интересные решения, избавляться от второстепенных задач, а самое главное – контролировать свой труд.

Удачи вам!

Перевод