Главная
Времена года
Get things done совмещение горизонтов. Как успешно завершать свои дела: основные принципы системы GTD

Get things done совмещение горизонтов. Как успешно завершать свои дела: основные принципы системы GTD

Посвящается Кэтрин,

моему замечательному партнеру в жизни и в работе

Успевайте жить!

Уже достаточно давно сокращение GTD стало столь же привычным для многих людей в России, как USB или GPRS. На интернет-форумах, посвященных тайм-менеджменту и личной эффективности, система «Getting things done» обсуждается так же активно, как выбор ежедневника или постановка жизненных целей.

К счастью, за десять лет существования российского Тайм-менеджерского сообщества вопрос «Планировать или не планировать время?» перестал быть актуальным. Не планировать время, опаздывать на встречи, забывать о принятых на себя обязательствах так же неприлично, как не пользоваться вилкой и ножом в ресторане. Тайм-менеджмент за прошедшие несколько лет занял такое же место в нашей жизни, как спортзал или бассейн. Быть в хорошей физической форме – естественно. Способы могут быть разными – плавание, йога, волейбол… – суть одна. Аналогично модно и естественно – успевать все, ничего не забывать, всегда находить время на работу, отдых, общение с семьей и друзьями.

Главный вопрос – какие выбрать способы самоорганизации, условно говоря, «что мне больше подходит: плавание или тренажерный зал?». Как проще, комфортнее и с удовольствием настроить личную систему управления временем? В зависимости от психологического типа кому-то легче есть ножом и вилкой, кому-то – японскими палочками. В любом случае нужна определенная система, последовательность, методология.

В каждой развитой стране есть эксперты, специализирующиеся на тайм-менеджменте. Российскому читателю хорошо известны книги Лотара Зайверта, руководителя гейдельбергского Института стратегии и планирования времени; Стивена Кови, президента американской корпорации FranklinCovey; Брайана Трейси, специалиста по лидерству и эффективности; Керри Глисона, Стефана Рехтшафена, Джулии Моргенстерн и др. Некоторые работы еще не переведены на русский язык и ждут своего часа – книги Марка Форстера (Великобритания), Харольда Тейлора (Канада) и др. К числу таких специалистов относится и Дэвид Аллен, система которого хорошо известна в США и приобрела уже много поклонников в нашей стране.

Рабочий график самого Дэвида впечатляет: на год вперед известно расписание его семинаров в крупнейших городах США и Европы. Его книга ясна, практична, рецептурна, технологична. С некоторыми принципами и рекомендациями стоит поспорить, и, несомненно, русскому переводу книги уготована роль катализатора активных дискуссий. Но бесспорно одно: книга востребованна и полезна. Ее популярность в России еще в англоязычном оригинале тому подтверждение.

Желаю вам, читатель, с помощью проверенных опытом и практичных рекомендаций Дэвида Аллена научиться успевать жить. Жить насыщенной, эффективной, красивой жизнью, в которой каждая минута Времени имеет свой вес и высочайшую ценность.

Успехов вам!

Глеб Архангельский,

генеральный директор компании «Организация Времени»,

создатель российского Тайм-менеджерского сообщества

www.improvement.ru

От автора

Перед вами кладезь стратегий и принципов. Вы найдете в себе новые силы, научитесь сохранять спокойствие и будете справляться с делами намного эффективнее, затрачивая значительно меньше усилий. Умение справляться с делами и успешно выполнять поставленные задачи немаловажно, но при этом вам лично не должно мешать получать от жизни удовольствие, которое кажется почти или даже вовсе недоступным во время усердной работы. Впрочем, речь не идет о выборе «или – или»: поверьте, можно эффективно работать и при этом жить в свое удовольствие в мире повседневных забот.

Результативность – один из наиболее важных аспектов работы. Возможно, то, чем вы занимаетесь, действительно важно, интересно или полезно, а возможно, это не так, но работу надо выполнять в любом случае. В первом случае, как правило, хочется получить максимальную отдачу от затрачиваемых времени и сил. Во втором – как можно скорее взяться за новое дело, не оставляя «хвостов».

Искусство расслаблять сознание и способность освобождать его от всех забот и переживаний, вероятно, является одним из величайших секретов великих людей.

Капитан Дж. Хетфилд

И что бы вы ни делали, вам, вероятно, хотелось бы спокойнее воспринимать происходящее и испытывать уверенность в том, что в данный момент вы должны заниматься именно тем, чем занимаетесь. Независимо от того, что вы делаете: пьете пиво с коллегами после работы, любуетесь среди ночи своим спящим в колыбели малышом, отвечаете на электронное сообщение или перекидываетесь парой слов с клиентом после официальной встречи, вам нужна уверенность в том, что именно этим вам следует заниматься в данный момент.

Работая над книгой, я ставил перед собой цель научить вас работать максимально эффективно и расслабляться, как только вы этого захотите или почувствуете такую потребность.

Я, как и многие из вас, долгое время искал ответы на вопросы: что делать, когда и как. И теперь, спустя двадцать с лишним лет, потраченных на разработку и внедрение новых методов повышения индивидуальной и организационной продуктивности, после многих исследований и попыток самосовершенствоваться, я могу с уверенностью заявить, что единого универсального решения не существует. Никакие компьютерные программы, семинары, персональные планировщики и утверждения личной миссии не смогут упростить ваш рабочий день и не станут принимать за вас решения день ото дня, каждую неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы найдете способ повысить продуктивность своей работы и упростить процесс принятия решений хотя бы на один уровень, перед вами откроется новый круг обязанностей и творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некоей простой формулой.

Но, несмотря на отсутствие каких-либо простых средств, позволяющих довести до совершенства личную организованность и продуктивность, мы можем предпринять определенные шаги для их повышения. Год от года в ходе работы над собой я находил все более глубокие и важные вещи, на которых стоило сосредоточить внимание, идеи, о которых стоило задуматься, и дела, которыми стоило заниматься. Я нашел простые процессы, позволяющие существенно повысить способность человека творчески и конструктивно подходить к мирским заботам, освоить которые под силу каждому.

Эта книга – итог более чем двадцатилетней работы, посвященной исследованию индивидуальной продуктивности. Это руководство по максимизации результатов и минимизации затрат в мире, где работа с каждым днем становится все более объемной и требует решения многочисленных спорных вопросов. Я провел много часов, обучая людей «на передовой» – на рабочих местах, – помогая им обрабатывать и упорядочивать текущие задачи. Открытые мною методы доказали свою эффективность в самых разных организациях, во всех сферах деятельности, в разных культурных средах, даже в школе и дома. После двадцати лет подготовки и обучения самых опытных и продуктивных работников я понял, что мир нуждается в моих методах.

Руководители организаций стремятся привить «предельную продуктивность» себе и своим подчиненным в качестве базового стандарта. Они, как и я, знают, что по окончании рабочего дня за закрытыми дверями остаются телефонные звонки, на которые у них не хватило времени ответить, задания, которые нужно кому-то передать, непроработанные во время встреч и дискуссий вопросы, невыполненные обязанности и десятки непрочитанных электронных сообщений. Многие деловые люди преуспевают потому, что решенные ими проблемы и реализованные ими возможности являются в конечном итоге более важными, чем недоработки в их портфелях и кабинетах. Но при нынешних темпах жизни и развития бизнеса это равновесие становится очень шатким.

С одной стороны, нужны проверенные инструменты, которые помогут людям сосредоточить свои стратегические и тактические усилия и не позволят упустить из виду ничего важного. С другой стороны, необходимо создать рабочую среду и методы, которые не дадут способным сотрудникам «сгореть» на работе под давлением стресса. Нужны устойчивые стандарты стиля работы, которые уберегут от стресса самых лучших и способных сотрудников.

Это касается не только организаций, в этом нуждаются и школы, где детям по-прежнему не объясняют, как анализировать полученную информацию, как сосредоточиться на результате и какие шаги предпринять, чтобы его достичь. Эти знания нужны каждому из нас: ведь они позволят использовать все открывающиеся перед нами возможности, чтобы самосовершенствоваться и постоянно улучшать окружающий нас мир.

Силу, простоту и эффективность принципов, о которых я расскажу в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», лучше всего можно испытать на собственном опыте: в реальном времени, в реальных условиях, в реальном мире. Естественно, цель книги – изложить сущность великого искусства управления рабочим процессом и достижения высокой продуктивности. Я попытался изложить материал таким образом, чтобы раскрыть перед вами общую картину и в то же время дать вам почувствовать вкус моментального результата по мере прочтения книги.

Книга разделена на три части. Первая часть раскрывает общую картину, содержит краткий обзор системы, поясняет ее уникальность и актуальность, а затем непосредственно знакомит с основными методами в сжатой и доступной форме. Во второй части рассказывается, как применять принципы системы на практике. Здесь вы сможете потренироваться и шаг за шагом научитесь применять описанные модели в повседневной жизни. В третьей части описаны еще более высокие и эффективные результаты, которых можно достичь, если сделать методологию и модели неотъемлемой частью вашей работы и личной жизни.

Присоединяйтесь! Я хочу, чтобы вы не просто поверили, но и убедились в том, что эти методы можно и нужно использовать лично вам. Я хочу, чтобы вы поняли: то, что я обещаю, не только возможно, но и вполне доступно каждому из вас. И я хочу, чтобы вы знали: все, что я предлагаю, очень просто реализовать. Для этого не нужны никакие особые навыки. Вы уже умеете концентрировать внимание, записывать важную информацию, принимать решения о желаемых результатах и будущих действиях, взвешивать альтернативные варианты и делать выбор. Вы убедитесь, что многие поступки, которые вы постоянно совершали инстинктивно и интуитивно, действительно верны. Я расскажу вам о том, как вывести эти основные навыки на новый уровень эффективности. Я помогу вам воплотить все эти навыки в новой манере поведения, которая и станет для вас маяком.

На страницах книги я постоянно ссылаюсь на программы подготовки и семинары по теме продуктивности. Последние двадцать лет я работал консультантом по управлению как в одиночку, так и в составе небольших групп. Моя работа состояла преимущественно в индивидуальном обучении повышению продуктивности и проведении семинаров, посвященных методам, изложенным в книге. Я и мои коллеги подготовили более тысячи человек, провели тренинги для сотен тысяч специалистов и организовали сотни групповых семинаров. Из этого опыта я черпал впечатления и примеры для данной книги.

Суть этой книги прекрасно передал мой клиент, который написал: «Когда я только начал применять принципы этой программы, они спасли мою жизнь… Когда же я сделал их своей привычкой, они изменили мою жизнь. Это вакцина от ежедневной схватки “не на жизнь, а на смерть”, когда “проект надо было закончить еще вчера”, и противоядие от дисгармонии, которую многие люди сами вносят в свою жизнь».

На дворе 21 век – век технологий, бесконечного бега, фастфуда и дедлайнов, и каждый из нас, рано или поздно устав вертеться, как белка в колесе, задумывается над простым и в то же время чертовски сложным вопросом: как успеть все? Как распланировать и организовать свою жизнь так, чтобы все важные дела были сделаны? Как повысить личную эффективность? Я нашла способ — gtd система или как привести дела в порядок.


На эту тему снято огромное количество роликов, написано огромное количество книг, попробуем и мы внести свою небольшую, но, надеемся, полезную лепту.

Система планирования Getting Things Done (GTD) — чем она отличается?

Первый и главный принцип планирования, согласно данной системе, заключается в том, что человек должен освободить разум от запоминания необходимых к выполнению повседневных и текущих дел, идей, дат, мест и прочей информации. Все мы и так живем в бесконечном стрессе, боясь что-то не сделать, забыть, опоздать, ошибиться. Поэтому мы и предлагаем снять с себя часть ответственности и завести ежедневник. Именно там должна храниться вся необходимая информация. Записанная на бумаге (в телефоне, диктофоне и др.), она никуда не пропадет, не будет забыта, а если ее еще и правильно структурировать, то ежедневник станет для вас незаменимым помощником по жизни.

Кроме того, если у вас будет ежедневник, то ваш мозг будет сконцентрирован не на запоминании задач, а на их выполнении. Вы будете думать не о том, что нужно сделать, а о том, как, и это уже значительно повысит вашу эффективность и даст возможность расставить приоритеты.

Как же правильно вести ежедневник?

Попробуем рассмотреть три главных столпа, на которых держится суть:

  • управление процессом работы;
  • шестиуровневая модель обзора;
  • естественный метод планирования.

Управление рабочим процессом

Эту модель также можно разбить на отдельные пункты:

  1. сбор;
  2. обработка;
  3. организация;
  4. обзор;
  5. действия.

Как только появляется новая информация – сроки командировки, дата важной встречи, список дел на день, интересная идея и др., – вы берете и записываете ее. Отлично! Теперь вашему мозгу больше не придется постоянно держать ее на поверхности, чтобы не забыть. Ваш ежедневник начинает работать!

Чтобы информация не затерялась в его дебрях, выделите для нее определенные страницы. Они будут называться инбоксом – местом для хранения информации.

Чтобы информация не отлеживалась, ее нужно постоянно обрабатывать: мониторить, распределять на более и менее важную, расставлять приоритеты, определять для себя, что и в каком порядке нужно сделать в соответствии с важностью дел и наступлением дедлайнов их выполнения. Делать это нужно минимум раз в неделю.

Для организации рабочего процесса необходимо разделить все свои дела по спискам:

  1. следующие действия;
  2. проекты;
  3. отложенное;
  4. может быть, когда-нибудь.

По сути, это и есть распределение по приоритетности. Когда все дела разделены, вы можете сосредоточиться на том, что необходимо вам в конкретный момент времени, и не тратить силы и время на то, что можно сделать позже.

Модель обзора

Этот пункт неразрывно связан с обработкой. Только если обработка – это процесс более глобальный, то обзор – это ежедневная работа, касающаяся не всего списка дел, а только «следующих действий», того, что нужно сделать в первую очередь.

Но, конечно, самое главное в управлении нашим рабочим процессом – это непосредственные действия, то есть выполнение запланированного. Постарайтесь не отвлекаться на внешние раздражители и максимальное количество времени тратить именно на прямое, физическое выполнение необходимых задач.

Суть этой модели также очень проста – четко распределить все ваши дела по временным промежуткам, в которые их необходимо выполнить:

  • текущие дела;
  • текущие проекты;
  • круг первостепенных обязанностей;
  • ближайшие 1-4 года;
  • ближайшие 5 лет;
  • жизнь.

Приведем примеры, чтобы вам было легче сориентироваться. Текущие дела – это те повседневные заботы, которые вы не можете игнорировать: работа, домашние дела, встречи. Текущие проекты – это то, над чем вы сейчас работаете. Решили похудеть к лету? Отличная идея! Пишете книгу? Это тоже текущий проект! ? Замечательный стимул! Круг обязанностей – это то, что вам необходимо выполнять в соответствии со своей социальной ролью: ролью сотрудника компании, ролью жены, матери, и др.

Ближайшие годы – это, как правило, список не дел, а проектов, либо идей и целей: прыгнуть с парашютом, съездить в отпуск в Италию, прочитать 100 книг. Пятилетняя перспектива – то же самое, только более долгосрочно. Жизнь – это самый глобальный и сложный пункт, сюда можно заносить главные жизненные цели и мечты. Например, совершить кругосветку – чем не мечта всей жизни?

Естественный метод планирования

  • определение основных целей и принципов;
  • видение необходимых результатов;
  • мозговой штурм;
  • организационный процесс;
  • обозначение следующего конкретного действия.

Итак, вам нужно выучить английский язык. Определяем это как цель. Зачем вам это нужно? Для путешествий, для работы, для чтения книг любимого автора в оригинале, для общего развития. Отсюда вытекают желаемые результаты – например, вы должны знать английский язык настолько, чтобы свободно читать в оригинале Шекспира.

Мозговой штурм заключается в определении способов достижения этого результата. Что вам нужно сделать? Записаться на курсы английского языка, нанять репетитора, познакомиться и начать общение с носителем изучаемого языка, смотреть в оригинале англоязычные фильмы и слушать песни на английском. Отлично, способы определены.

Теперь их нужно организовать, то есть влить в списки ваших дел, составить расписание, когда вы будете ходить на курсы, а когда заниматься с репетитором или самостоятельно, через какую социальную сеть будете общаться с новым англоязычным другом, и так далее.

Последний пункт – конкретные действия. Определяете, с чего вам следует начать, и – вперед, покорять новые вершины!

Приложения

Как уже было сказано в начале статьи, мы живем в 21 веке, веке технологий, так что грех не воспользоваться ими, планируя дела и свою жизнь. Конечно, можно вести обычный, бумажный ежедневник. На самом деле, согласно системе Getting Things Done, это даже предпочтительней, ведь тогда вам не придется отвлекаться на приходящие уведомления, сообщения и звонки.

Но если вам комфортнее с новомодным гаджетом в руках, предлагаем вам несколько полезных приложений для телефона:

  • HabitBull — приложение для закрепления привычек. Известно, что для формирования привычки необходимо не отступать от выполнения какого-то действия минимум 30 дней. На это и рассчитано приложение – оно помогает не забывать и ежедневно выполнять задуманное. Привычка будет считаться закрепленной при выполнении ее 30 дней подряд;
  • aTimeLogger – таймер, который помогает подсчитать, сколько времени и на что вы потратили. Очень полезно, когда пытаешься сообразить, куда же утекают часы;
  • Noon Pacific – минималистичный планировщик дел.

Коробки с листочками

Помимо традиционного ежедневника, можно завести несколько коробок с листочками, на которые вы будете записывать все ваши дела, задачи, проекты и цели. Чтобы не запутаться в этих бумажках, организуйте это следующим образом:

  1. листочки возьмите разноцветные, например, стикеры, и для каждого цвета определите сферу вашей жизни, например: на розовые записывайте личные дела, на голубые – рабочие, на зеленые – домашние, и др.;
  2. коробок тоже нужно несколько: одна – для срочных дел, другая – для текущих проектов, и так далее (воспользуйтесь списком организации рабочего процесса и шестиуровневой системой).

Такой интересный и креативный способ не только поможет вам эффективно планировать дела, но и поднимет вам настроение.

Все входящие дела, мысли, что нужно что-то сделать вы записываете на эти листочки, затем раз в неделю, к примеру, вы пересматриваете листочки и сортируете их по принципу:

  1. Если с этим можно что-то сделать за 2 минуты, то откладываете в одну кучку. После сортировки эту кучу дел вы сразу выполняете или в течение недели
  2. Если это выполняется долго, то составляете план, то есть разбиваете эту задачу на более мелкие, для которых определяете временные рамки.
  3. Если это выполнить не возможно, то либо выбрасываете в мусор, либо перепоручаете, либо откладываете в отдельную коробку — планов на будущее

Более подробный алгоритм принятия решений на картинке


Рекомендую видео, в котором понятно описан ход мысли

Объедините систему Getting Things Done с Bullet Journal

Наша жизнь – штука гибкая и непредсказуемая, и в любой день может случиться что-то, что полностью поменяет ваши сегодняшние цели и задачи: незапланированная встреча, неожиданная болезнь и др. Между тем, запланированные, но не выполненные дела ужасно раздражают и демотивируют. Так что планируйте только то, что сможете выполнить на сто процентов.

А главное, помните, что ваш успех зависит только от вас. Относитесь бережно к себе и своему здоровью и учитесь расставлять приоритеты. Пускай то, что можно отложить, подождет. Занимайтесь только тем, что действительно важно. Жизнь у нас всего одна, и прожить ее нужно максимально эффективно и интересно.

«Принимайте решения о требуемых действиях тогда,
когда появляется дело - а не тогда, когда оно требует аварийного завершения».
Дэвид Аллен

GTD - один из методов тайм-менеджмента, разработанный консультантом по управлению временем и автором одноименной книги Дэвидом Алленом. В переводе на русский он означает «Как доводить начатое до конца» (Getting Things Done).

Главный принцип GTD говорит - человек не должен перегружать себя тем, что нужно сделать, а должен всего лишь вносить это в план. Все внимание стоит сосредотачивать непосредственно на выполнении каждой отдельно взятой задачи.

Модели Дэвида Аллена

Обычно управление временем начинается с распределения акцентов и выделения наиболее важных дел. Аллен предлагает несколько иной поход, утверждая, что главное место в тайм-менеджменте должны занимать контроль и видение. Исходя из этого, он предлагает 3 основные модели:

  • Первая - это управление рабочим процессом. Она призвана контролировать все задания и состоит из следующих этапов: сбор, обработка, организация, обзор и действия. Подробнее на каждом из них мы остановимся несколько позже.
  • Вторая - модель обзора работы, состоящая из шести уровней, каждый последующий из которых есть более широким и глобальным, нежели предыдущий. Сюда он относит: текущие дела, текущие обязанности, круг обязанностей, ближайшие 1-2 года, ближайшую пятилетку и всю жизнь в целом. Аллен считает, что один раз в неделю человек обязан анализировать свои достижения на каждом из уровней, только в этом случае он получит целостную картину происходящего.
  • Третья - по его словам необходимая далеко не всем - это естественный метод планирования. Она состоит из 5 стадий: определения целей и принципов, видения желаемых результатов, мозгового штурма, организации и принятия решения, о том, каким должно быть последующее действие.

Дэвид Аллен утверждает, что все проблемы, связанные с недостижением целей, появляются из-за неправильного планирования на самой первой его стадии - постановке задачи и определении шагов, необходимых для ее реализации.

Принципы, на которые опирается GTD

Сбор
Смысл этого принципа заключается в том, что все те мысли, которые «толпятся» у нас в голове следует фиксировать на каких-либо носителях. Для этого одинаково хороши и электронный органайзер, и диктофон, и простенький блокнот. Главное, освободить сознание от информации, которая не требуется в данный момент.

Кроме того, все записи стоит пересматривать, как минимум один раз в неделю, дабы подтверждать их актуальность и вносить необходимые коррективы.

Обработка
Обрабатывая информацию, следует помнить, что любое действие, занимающее не более 5 минут, должно быть выполнено незамедлительно. Приступать к работе лучше всего с верхушки списка, двигаясь далее по порядку.

Согласно составленному Алленом алгоритму обработки информации, с каждым делом в списке можно сделать следующее: выполнить, передать на выполнение, отложить, оставить для справки, выкинуть или перенести в список вещей, к которым стоит вернуться позже.

Организация
Для того чтобы проконтролировать действия, которые следует выполнить, Дэвид Аллен предлагает применять набор списков:

  • Последующие действия. Сюда заносят шаги, которые следует предпринимать по каждому элементу, принятому к выполнению. Допустим, есть элемент «Составить смету». Для составления сметы вам придется предпринять следующие шаги: связаться с коллегой и запросить данные по его отделу, узнать стоимость необходимых материалов и т. д.
  • Проекты. Под проектом можно понимать любую цель, для достижения которой требуется совершить более одного последовательного действия. Проекты следует периодически пересматривать, дабы удостовериться, что их исполнение идет в нужном порядке.
  • Отложенное. В ситуации, когда дело должно быть передано на выполнение или, когда его исполнению должно предшествовать другое событие, есть необходимость мониторить его время от времени. Это позволит не просрочить сроки его реализации.
  • Когда-нибудь/может быть. Сюда относят дела, к которым вполне возможно вы надумаете вернуться при наступлении определенных условий.

Обзор
Составление списков и памяток не принесет должного результата, если не проводить обзор как можно чаще, а желательно и вовсе заниматься им каждый день. При этом следует выбирать первостепенную на данный момент задачу и немедленно приступать к ее выполнению. Не рекомендуется начинать работу с легких действий, избегая сложных. Таким образом, вы только усугубите ситуацию, накапливая ворох трудной работы. Оптимальным решением считается последовательное выполнение задач.

Действия
По словам Дэвида Аллена, следует более внимательно относиться к выполнению каждой задачи, а не к ее организации. В таком случае гораздо больше шансов довести все до конца, не прервавшись на середине.

Средства и приемы, помогающие завершать начатое

  • 43 папки. Данный прием заключается в том, что на каждый рабочий день месяца вы заводите себе отдельную папку (итого 31 шт.) плюс создаете еще 12 папок по аналогии с месяцами года. В итоге у вас получается 43 папки, в которых и следует «складировать» планы на каждый конкретный день.
  • Программное обеспечение для GTD. В современном мире без программного обеспечения уже не обойтись. Согласно методике Аллена оно включает: цифровое структурирование, мозговой штурм, и приложения для управления проектами. На сегодняшний день идеологию GTD поддерживают более 100 приложений. Среди них есть программы, написанные для различных платформ и устройств.

В данной статье принципы GTD изложены очень кратко, она не заменит вам книгу Дэвида Аллена. Статья призвана только вызвать ваш интерес к такому эффективному методу как GTD .

«Ты когда-нибудь думал, куда делись последние 5 лет?»
Виктор Пелевин

Очень часто в жизни каждого человека наступают такие моменты, когда просто невозможно справиться с объемом накопившихся дел. И работая в данный момент над выполнением очередной своей задачи, в голове непрерывно крутится еще целая вереница нерешенных проблем. Постоянные мысли о том, что вы не успеваете сделать что-то важное, не дают сосредоточиться на выполнении текущей задачи. И когда количество нерешенных дел начинает нарастать, как снежный ком, это приобретает уже масштабы катастрофы.

Но на самом деле проблема не такая уж сложная, как может показаться на первый взгляд.

Как привести дела в порядок. Основы тайм-менеджмента

Для решения подобных задач существует метод рациональной организации времени, или по-другому тайм-менеджмент. Время в современном мире представляет собой даже большую ценность, чем деньги, так как в отличие от них, время нельзя вернуть или накопить. Навыки управления своим рабочим временем помогут человеку достигать поставленных целей и задач намного быстрее и при этом находить достаточно свободных минут для общения с друзьями и своего духовного развития.

Поможет в этом разобраться метод GTD, который представляет одно из направлений в тайм-менеджменте.

Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. - «доведение дел до завершения», однако чаще и неправильно - «как привести дела в порядок») - методика повышения личной эффективности созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге, первое издание которой вышло в 2001 году и была переведена на 23 языка.

Классическая модель тайм-менеджмента имеет определенные строгие рамки, подразумевает четкое планирование своих дел, рекомендует просчитывать шаги и расставлять приоритеты. Новый метод, предложенный экспертом Дэвидом Алленом, помогает управлять временем намного более гибко и выбирать дела по своему усмотрению, а не привязываться к жесткому дневному графику, что существенно облегчает задачу и быстрее продвигает вас в реализации поставленных задач. Такой способ может подойти не только крупным бизнесменам, заботящимся о быстрейшем исполнении своих планов, но и обычным домохозяйкам, планирующим время на ведение домашнего хозяйства.

В основу этой системы легло предположение, высказанное Дэвидом Алленом, о необходимости свободного мышления. Говоря иными словами, нужно освободить сознание от всех посторонних мыслей, которые крутятся в голове. И тогда текущая работа будет выполнена намного быстрее и результативнее. На этот счет GTD-система дает четкие указания, следуя которым можно не только выявить проблему, но и быстро решить ее. Как правило, люди много времени тратят на бессмысленные рассуждения, которые тормозят процесс выполнения поставленных задач. Четко следуя предложенным методом рекомендациям, ваше сознание всегда будет оставаться чистым, а результативность работы будет на все 100%.

Составляем список дел, задач, проблем

Первое, что нужно сделать, по мнению автора идеи, – это перенести все ваше беспокойство и мысли, которые занимают вас в данный момент, на бумагу. Запишите все, что крутится сейчас в голове, – все крупные дела, мелкие дела, важные и не очень, в общем, вообще все. Освободите ваше сознание для реализации поставленной в данный момент задачи. Записи можно производить в хаотичном порядке, записывая просто все, что пришло на ум. Необязательно сразу классифицировать дела по степени важности. Если вы пропустите или не внесете в список какое-либо дело, оно постоянно будет кружиться в вашей голове, мешая сосредоточиться.

Но вот список дел составлен, что теперь с этим списком делать?

Задаем правильные вопросы

Вторым шагом можно назвать анализ написанного вами списка.

Мысленно зададим каждому пункту списка вопрос: «Что это?» .
Этот вопрос позволяет произвести классификацию дел по степени их важности.

Второй вопрос звучит так: «Требует ли это действий?»

При отрицательном ответе должны последовать следующие действия:
— отложить решение до лучших времен;
— пока забыть о деле, не стоящем вашего внимания;
— положить на время в архив.

При положительном ответе на заданный вопрос необходимо переходить непосредственно к исполнению и наметить практическое решение проблемы. Изучите проблему, если на ее осуществление потребуется затратить определенное количество времени, то она автоматически переходит в разряд проекты. Эту запись можно произвести на отдельном листе. А если при рассмотрении текущего дела сразу напрашивается способ ее решения, то есть смысл сделать это дело сразу, чтобы не копить кучу нерешенных проблем.

Когда для достижения поставленной цели одного шага недостаточно, напрашивается несколько вариантов выхода из сложившейся в данный момент ситуации:

— записать дело в ежедневник до наступления срока его исполнения,
— поместить в список важных дел, чтобы выполнить его в удобное для вас время.

Пройдя последовательно все шаги, предложенные данной теорией, можно научиться правильно расставлять приоритеты и выстраивать четкую систему ценностей. Причем сделать все это можно самостоятельно, даже не обладая каким-то особым талантом. А вопрос «Как привести свои дела в порядок» больше не будет вставать перед вами.

GTD (Getting Things Done) - это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель - успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD - фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:
  1. Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
  2. Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
  3. Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
  4. Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
  5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем - на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней - несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD - это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

Разделы